系统集成项目管理工程师学习笔记之启动过程组

第十章 启动过程组

制定项目章程

定义

制定项目章程是编写一份正式批准项目并授权项目经理在项目活动中使用组织资源的文件的过程。

正式批准的项目文件

作用

1、明确项目与组织战略目标之间的直接联系

2、确立项目的正式地位

3、展示组织对项目的承诺

本过程仅开展一次或仅在项目预定义时开展

预定义就是提前准备的意思

输入输出

输入（依据）

1、立项管理文件

立项管理阶段经批准的结果或相关的立项管理文件是用于制定项目章程的依据，一般包括项目建议书、可行性研究报告、项目评估报告等。

2、协议

协议有多种形式，包括合同、谅解备忘录（MOUs)、服务水平协议(SLA)、协议书、意向书、口头协议或其他书面协议。

3、事业环境因素

4、组织过程资产

工具与技术（方法）

1、专家判断

2、会议

3、数据收集：头脑风暴、焦点小组、访谈

4、人际关系与团队技能：冲突管理、引导、会议管理

输出（结果）

1、项目章程

记录了关于项目和项目预期可交付成果的产品、服务或成果的高层级信息

2、假设日志

相关概念

1、通过编制项目章程来确认项目是否符合组织战略和日常运营的需要。

2、项目章程不能当作合同，合同是具有法律约束力的文件，在执行外部项目时，通常需要用正式的合同来达成合作协议，项目章程用于建立组织内部的合作关系，确保正确交付合同内容。

3、项目章程授权项目经理进行项目管理过程中的规划、执行和控制，同时还授权项目经理在项目活动中使用组织资源，因此，应在规划开始之前任命项目经理，项目经理越早确认并任命约好，最好在制定项目章程时就任命。

4、项目章程可由发起人编制，也可由项目经理与发起机构合作编制。

5、项目章程一旦被批准，就标志着项目的正式启动。

6、项目由项目以外的机构来启动，例如发起人、项目集或项目管理办公室（PMO）、项目组合治理委员会主席或其授权代表。

7、发起人、高管有权修改项目章程，有权发布项目章程；项目经理可以起草项目章程。

8、主要、整体、总体、概况

内容

1、项目目的

2、可测量的项目目标和相关的成功标准

3、高层级需求

4、高层级项目描述、边界定义以及主要可交付成果

5、整体项目风险

6、总体里程碑进度计划

7、预先批准的财务资源

8、关键干系人名单

9、项目审批要求

10、项目退出标准

11、委派的项目经理及其职责和职权

12、发起人或其他批准项目章程的人员姓名和职权等

背诵口诀：风（风险）审（审批）人（干系人）进（进度）成（成果），目（目标）标（标准）求（需求）财（财务资源）权（职权）

主要、总体、整体、主体

识别干系人

相关概念

1、参与项目实施活动或在项目完成后其利益会受到项目消极影响或积极影响的个人或组织。

2、项目干系人也称为“利益干系人”或“利害关系者”，既包括其利益受到项目影响的个人或组织，也包括会对项目执行及其结果施加影响的个人或组织。

3、项目团队应该把干系人满意程度作为一个关键的项目目标来进行管理。

4、识别干系人是定期识别项目干系人，分析和记录他们的利益、参与度、相互依赖性、影响力和对项目成功的潜在影响的过程。

5、本过程的主要作用，使项目团队能够建立对每个干系人或干系人群体的适度关注。

6、本过程应根据需要在整个项目期间定期开展。

7、识别干系人不是启动阶段一次性的活动，而是在项目过程中根据需要在整个项目期间定期开展。识别干系人管理过程通常在编制和批准项目章程之前或同时首次开展，之后在项目生命周期过程中必要时重复开展。

输入输出

输入

1、项目章程

2、立项管理文件

3、项目管理计划

在首次识别干系人时，项目管理计划并不存在，不过，一旦项目管理计划编制完成，其中可作为识别干系人输入的组件主要包括沟通管理计划和干系人参与计划等。

4、项目文件

首次识别干系人的输入并不包括所有项目文件，要在整个项目期间定期识别干系人。

可作为识别干系人过程输入的项目文件主要包括变更日志、问题日志和需求文件等。

5、协议

6、事业环境因素

7、组织过程资产

工具与技术

1、专家判断

2、数据收集

1、问卷调查

• 调查人数多

2、头脑风暴

• 一群人围着，集思广益、各抒己见

3、数据分析

1、干系人分析

• 干系人分析会产生干系人清单和干系人的各种信息

• 干系人的利害关系组合包括：
  兴趣；
  权利；
  所有权；
  知识；
  贡献；

2、文件分析

• 评估现有项目文件及以往项目的经验教训，以识别干系人和其他支持性信息

4、数据表现

干系人映射分析和表现

• 1、作用影响方格（只用于简单、小型的项目）

  • 权利利益方格：根据干系人的职权（权利）大小，对项目结果的关注程度（利益）进行分组

  • 权利影响方格：根据干系人的职权（权利）大小，对主动参与（影响）项目的程度的分组

  • 影响作用方格：根据干系人主动参与（影响）项目的程度，改变项目计划或执行的能力分组

• 2、干系人立方体（多维模型）

  • 方格模型的改良形式。立方体把方格中的要素组成三维模型

• 3、凸现模型（复杂群体）

  • 通过评估干系人的权利、紧迫性、合法性，对干系人进行分类。也可以用临近性代替合法性。

• 4、影响方向

  • 根据干系人对项目工作或项目团队本身的影响方向，对干系人进行分类。

  • 向上：执行组织或客户组织、发起人和指导委员会的高级管理层

  • 向下：临时贡献知识或技能的团队或专家

  • 横向：项目经理的同级人员

  • 向外：项目团队外的干系人群体及其代表，如供应商、政府机构、公众、最终用户和监管部门

• 5、优先级排序

  • 如果项目有大量干系人、干系人群体的成员频繁变化、干系人和项目团队之间或干系人群体内部的关系复杂，则有必要对干系人进行优先级排序

5、会议

输出

1、干系人登记册

记录关于已识别干系人的信息，主要包括身份信息（基本信息）、评估信息和干系人分类等

• 1、身份信息：姓名、组织职位、地点、联系方式，以及在项目中扮演的角色

• 2、评估信息：主要需求、期望、影响项目成果的潜力，以及干系人最能影响或冲击的项目生命周期阶段

• 3、干系人分类：用内部或外部，作用、影响、权利或利益，上级、下级、外围或横向，或者项目经理选择的其他分类模型，对干系人进行分类的结果等。

定期查看

2、变更请求

3、项目管理计划更新

4、项目文件更新

启动过程组的重点工作

项目启动会议

1、是一个项目正式启动的工作会议，因此，对项目启动工作及后续工作开展非常重要。

2、项目启动会议通常由项目经理负责组织和召开，也标志着对项目经理责权的定义结果的正式公布。

3、召开项目启动会议的主要目的在于使项目各方干系人明确项目的目标、范围、需求、背景及各自职责与权限，正式公布项目章程。

项目启动会议的5个步骤

1、确定会议目标

项目启动会议的具体目标包括建立干系人之间的初始沟通，相互了解，获得支持，对项目建设方案达成共识等。

2、会议准备

包括审阅项目文件，召开启动准备会议，明确关键议题，编制初步计划，编制人员和组织计划，开发团队工作环境，准备会议材料等。

3、识别参会人员

典型的项目启动会议都是由项目经理作为会议主持人，参与的人员包括项目发起人、组织高层领导、客户及用户代表、资源和职能部门负责人等干系人。

4、明确议题

包括采用的项目开发过程、项目产出物、项目资源和进度计划等。

5、进行会议记录

项目启动会议中需对项目各方干系人职责、承诺事项及会议决议进行书面记录，这些会议记录可以作为档案留存，作为项目需求或承诺跟踪的依据，同时，可以在项目收尾阶段进行总结和改进参考。

关注价值和目标

1、项目是组织创造价值和效益的主要方式。

2、项目启动阶段根据项目预期价值的实现识别项目的目标，项目的目标包括成果性目标和约束性目标（管理性目标：进度、成本、范围、质量）。

3、项目价值作为项目建设的最终衡量依据，应作为项目管理与监控的重要指导依据，在项目策划与监控过程中进行实时监控。