LPC数字保存快速指南，精准破局数字保存难题

​​关注我们 -数字罗塞塔计划-01数字保存快速指南介绍在数字时代图书馆出版商面临着技术快速迭代与用户需求不断变化带来的数字内容保存难题。2025年9月15日图书馆出版联盟Library Publishing CoalitionLPC的保存工作组Preservation Working Group宣布推出全新的一系列快速指南包含四份面向图书馆出版商的数字保存快速指南LPC Launches Quick Guides to Digital Preservation for Library Publishers。这些指南是根据LPC保存任务组2021-2023年的建议制定旨在填补现有资源空白提供简洁易懂的指导性材料帮助图书馆出版商迈出出版物数字保存的第一步。四份初始指南不局限于特定平台核心围绕“出版项目范围如何影响并关联数字保存项目”展开具体包括第零步——创建保存清单Creating a Preservation Inventory第一步——了解保存领域现状Understanding the Preservation Landscape第二步——为出版项目制定保存政策Starting a Preservation Policy for Your Publishing Program第三步——明确保存范围Scope下面逐一进行介绍。02第零步创建保存清单指导出版商全面梳理出版部门所有内容明确清单需捕获的权限、存储位置、格式等关键信息提供可灵活调整的表格模板强调清单是数字保存工作流的首要必要步骤。分项内容清单作为数字保存首步的必要性探索现状是对当前实践与过往工作的全面洞察明确范围如同“时间快照”回答“出版部门涵盖哪些内容”的核心问题梳理资产帮助出版商从宏观层面了解自身内容的异同点筛选依据并非所有inventoried内容都需保存或同等对待清单是确定“需纳入保存的材料等级”的必要步骤清单涵盖的文档类型正式出版物期刊及期刊文章、专著、教材、数字人文DH项目、书目补充材料数据集、视听材料及其文字记录内部支持文件与合作方的谅解备忘录/协议MOUs/MOAs、出版商或出版物与创作者的授权协议含关联合作方及外部创作者、生产文件如草稿、InDesign文件等、被拒稿件、同行评审意见及编辑与作者的沟通记录清单需捕获的关键信息权限相关文档的访问权限仅内部、仅校园关联人员 / 校内用户、开放获取等留存原因当前留存这些材料的目的如公共访问需求、潜在法律纠纷解决、灾难恢复需求、便于将出版物迁移至新平台、移交至大学档案馆等载体与来源材料为数字或物理形式是原生数字born-digital还是数字化digitized产物存储信息文档及副本的存储位置可能存在多地点副本物理与数字物品需区别考虑文档及存储的维护主体如个人本地设备、图书馆基础设施、外部管理存储等相关平台用于内容生产或分发的数字平台如OJS、Janeway、bepress、YouTube、Vimeo等格式与授权文档的具体格式如PDF、HTML、EPUB/XML等作品的授权方式标识符是否有关联的标识符如ISSN、ISBN等清单模板使用说明基础操作复制提供的电子表格用于梳理文件灵活调整可按平台、格式等宏观维度分类或按单本/单个标题逐一梳理无固定标准需根据自身出版项目需求调整如重排行、多次复制表格以优化结构额外功能可在清单中明确标注“不打算保留”的内容03第一步了解保存领域现状围绕数字保存的定义、开展数字保存的四大原因、机构层面需厘清的核心问题及推荐的数字保存工具/系统清单展开。分项内容数字保存的权威定义指为确保数字材料在必要期限内持续可访问而开展的一系列有管理的活动涵盖所有超越媒体故障、技术与组织变革限制维持数字材料可访问性的行动引用DPC《What Is Digital Preservation》核心属性·主动性是持续进行的过程而非“一劳永逸”因内容会不断变化· 长期性保存的内容是长期精选收藏不面向短期访问· 通用性不依赖特定出版机构或平台且可能比其存续时间更长开展出版物数字保存的原因学术价值层面出版的学术成果是学术记录的组成部分需为后代提供访问渠道作者权益层面出版物是作者的学术遗产作者需要确信其作品能纳入长期学术记录出版方价值层面出版物对出版方及所属机构具有重要价值可保障在内容上投入的时间与资金机构使命层面图书馆传统上承担学术保存职责而原生数字内容的出现使部分职责转移至出版商图书馆出版商兼具两者角色需确保内容长期保存机构层面需厘清的核心问题责任主体相关机构内是否有数字保存馆员Digital Preservation Librarian是否存在从事数字保存相关工作的小组档案管理员是否需要将部分材料纳入档案馆收藏现有政策相关机构是否制定数字保存政策其覆盖范围是什么机构是否有记录管理政策或留存时间表更新频率如何工具与平台相关需向数字保存馆员、采购馆员、IT人员等咨询机构是否订阅保存系统如Portio、CLOCKSS现有出版平台是否具备保存功能平台供应商是否可提供保存服务不确定时可主动联系标准备份与存储如何处理可用存储空间有多少机构本地正在使用哪些数字保存工具推荐的数字保存工具/系统清单网页爬取工具archive-it.org、conifer.rhizome.org、warcreate.com、webcuratortool.org保存系统preservica.com、libnova.com、arkivum.com、archivematica.org、Ex Libris Rosetta补充资源coptr.digipres.org提供更详尽的工具清单04第二步为出版项目制定保存政策指导出版商基于机构是否已有保存政策分场景行动并提供以NASIG北美学术交流图书馆员协会数字保存政策为核心的框架明确政策“引言”“原则”部分的定制要点。核心原则是“无需独自推进需与同事协作”核心目标是帮助图书馆出版商要么制定新的保存政策要么将出版项目更充分地融入图书馆现有保存政策完成本步骤后需达成以下任一结果1.确保出版项目严格遵循机构现有保存政策2.推动将出版项目纳入图书馆现有保存政策3.为图书馆或出版项目启动新的保存政策制定工作。根据机构是否已有数字保存政策提供两类行动路径已有政策按“阅读沟通-核查适配性-更新/补充/遵循”推进无政策则联合相关馆员协作制定01场景一机构已制定保存政策1基础步骤第一步仔细阅读该政策第二步与政策持有人或第一步中识别的相关人员沟通告知自身诉求并向利益相关方说明政策适配的激励价值。24种适配情况及对应应对措施适配情况具体应对方式出版项目已明确纳入政策且细节充足理解政策内容与政策持有人协作确保合规执行出版项目已纳入政策但政策过时联合相关方更新政策出版项目已纳入政策但细节不足·与政策持有人共同明确政策对出版项目的具体适用方式·明确政策与机构学术研究工作的关联性·了解数据管理实践与有效的学术交流模式政策未提及出版项目·推动政策持有人将出版项目纳入现有政策·若推动无果可为出版项目单独制定保存政策跳转至“场景二”的制定流程02场景二机构未制定保存政策若机构设有数字保存馆员主动沟通分享制定保存政策的意愿以此为契机协作起草新政策。若机构无数字保存馆员联系其他负责数字资源管理的馆员包括机构知识库馆员、数据馆员、大学档案管理员等——所有参与数字资源创建与管理的人员均属于机构数字保存的利益相关方。制定新政策的参考依据为NASIG模型数字保存政策由NASIG与LPC成员联合制定其样本文本及其他案例为新政策提供了良好框架重点拆解前两个核心章节的制定逻辑两大重点章节及定制要点如下重点章节定制要点引言Introduction可直接借鉴NASIG模型政策的引言样本再根据本地需求修订原则Principles可借鉴NASIG模型政策的原则章节纳入新政策草案05第三步明确保存范围指导出版商结合前期的保存清单第零步和政策引言/原则第二步通过在清单中新增“保存决策”列标注“保存/备份/不保留”明确政策范围界定需保存的核心内容、需评估是否保存的模糊内容、仅需备份的内容及无需保留的内容。核心行动框架如下项目描述行动前提已完成第二步启动保存政策确定引言与原则且持有第零步完成的内容清单核心操作在第零步的保存清单中新增一列“保存决策Preservation Decision”为每一项内容标注以下三类结果之一Preserve保存纳入数字保存政策范围由图书馆出版商负责长期保存Back up备份无需长期保存但需备份留存Do not retain不保留无需保存或备份可直接删除。决策参考因素内容是否面向公众、是否为内部文件等保存范围详细界定如下保存范围详细内容需保存的内容In-scope基于NASIG模型数字保存政策定义正式出版物期刊内容研究论文、综述等非期刊文本内容电子书、学位论文、开放教育资源 / OER 等非文本出版物播客、视频、数字展览等补充要求用户社区可直接访问提供多种输出格式如HTML、PDF、EPUB等包含勘误表Errata、卷首语如编辑信息、政策说明。辅助内容由图书馆出版商宿主、面向公众的辅助材料数据、视频、工作表等包括印刷版中省略的内容如额外表格、图表。数据集含支撑数字人文项目的数据集。元数据4类描述性元数据Descriptive管理性元数据Administrative含知识产权信息技术性元数据Technical各部分间的关系型元数据Relationships among the parts。需评估是否保存的内容需判断“保存/备份/不保留”平台上的往期版本如修改前的已接受稿件撤稿文章Retracted articles作者更名前的出版物版本出版版本中包含的广告外部链接External links公共网站上的注释或评论开放同行评审笔记及作者回复外部宿主的辅助内容如数据集需确认宿主平台的保存情况相关博客/社交媒体帖子或其他推广材料网站的“外观与风格”及所有功能对实验性出版物、数字人文项目尤为重要。仅需备份的内容Back up工作文件如InDesign、LaTex文件可用于创建更易访问的内容版本嵌入资产的独立文件如图像、视频等建议以开源格式留存完整尺寸便于带宽提升后提供更高质量资源出版相关的电子邮件通信与作者和/或编辑的谅解备忘录/协议MOUs/MOAs版权许可文件Copyright permissionsNASIGuide中“利益相关方访问”部分列出的“示例材料”。无需保留的内容Do not retain处于编辑和排版过程中的文章版本批量导入文件Batch ingest files。06结 语对图书馆出版商而言这套快速指南不仅是一套操作说明更是将保存工作从被动义务提升为出版实践核心环节的催化剂。在数字内容日益成为文化与学术遗产重要组成部分的当下这些资源助力图书馆出版商切实履行知识守护者的职责。LPC表示这四份指南仅为开端后续还计划推出针对特定平台及保存服务的专项指南目标是打造多样化、具吸引力且易于获取的内容助力出版商建立符合伦理且切实有效的数字保存体系。数字罗塞塔计划公众号致力于作为中立的第三方客观公正地表达自己对于档案信息化领域的看法和观点。真理越辩越明我们也衷心欢迎越来越多的人投身到档案数字资源管理和保存这一领域的研究中来并发表真知灼见共同为人类文明的传承而努力奋斗关注我们 -数字罗塞塔计划-