第十二章 项目采购管理

12.1 规划采购管理
12.2 实施采购
12.3 控制采购

项目经理通常没有签订合同的权限，但必须熟悉正规的采购流程；
协议是采购的核心文件，关于协议我们要知道：
·协议包括：合同、服务水平协议、谅解、协议备忘录或采购订单
❗️注意：协议包含合同
·要约：不是协议、是单方面的行为
·协议的双方必须遵守协议中约定的内容，即便一方违约，另一方也不能随意违约
·协议必须符合当地法律和政策，因此协议往往需要法律部门审批
·买方有时也会变为卖方，卖方有时也会变为买方
·如果题目没有明确说明，默认我们是买方

采购风险管理：
在编制合同时准确的将具体风险分配给最有能力对其加以管理的一方
买方必须接受承包商无法掌控的风险
Ex：采购方公司政策的不断变化，法规要求的不断变化，以及项目以外的其他风险

12.1 规划采购管理（规划过程组）

•定义
记录项目采购决策、明确采购方法、识别潜在卖方(考虑潜在供应商)；
•作用
确定是否需要采购、确定采购什么、采购方式、采购多少、以及何时采购；

• 输入

1.项目章程⭐️
包含高层级范围、需求和主要里程碑；
包含预先批准的财务资源；

2.商业文件⭐️
商业论证：回答为什么要做这个项目；
效益管理计划：回答如何评价项目是否成功；

要根据收益管理计划，来确定采购日期、提前购买设备，不改变项目的预算、只是减少了现金流，或者说增加了流动资本
(在财务管理领域，一般意义上资本更多指的是生产资料，如厂房、设备等)

3.项目管理计划
4.项目文件
5.事业环境因素

6.组织过程资产⭐️⭐️⭐️
预先批准的供应商名录
正式的采购指南、政策、程序

·总价合同(买方风险最低)
(1)固定总价FFP
(2)总价加激励费用FPIF
(3)总价加经济价格调整FPEPA

·成本补偿合同(范围频繁变更且复杂)
范围预计在合同执行期内有重大变更
特点是卖方绝对不会亏本
由于要经常核查卖方成本，买方的合同管理工作会比较复杂
❗️总价=实际成本+约定费用-（实际成本-目标成本）×卖方比例
Ex：需求始终难以统一
(1)成本加固定费用
(2)成本加激励费用
激励条款-目的是实现既定的绩效目标
(3)成本加奖励费用
激励是有明确的规则、而奖励完全靠卖方主观决定

·工料合同(工作范围不明确)
混合型合同：成本补偿合同+总价合同
买方没有明确规定合同的总价值
在合同授予时，采购的总数量没有明确规定

工作性质清楚、但具体的工作量无法确定
无法快速编制出准确的工作说明书
Ex：PM不能准确估算工作范围或成本

• 工具与技术

1.专家判断

2.数据收集
·市场调研⭐️
市场调研包括（考察行业情况）和（供应商能力）
针对要采购的产品或服务，调研行情中的具体情况；
Ex：了解潜在供方的信息

3.数据分析
·自制或外购分析⭐️
评估应该由团队自行完成还是从外部采购；

4.供方选择分析⭐️
需要使用供方选择分析来确定用什么方法来选择卖方；
选择供应商的方法。包括：
·最低成本：适用于标准化或常规采购
此类采购有成熟的实践与标准，有具体明确的预期成果，可以用不同的成本来取得
·仅凭资质：用于采购价值相对较小、不值得花时间和成本开展完整选择过程的情况
·基于质量或技术方案得分
·基于质量和成本
综合考虑质量和成本来选择供应商、在项目的风险或不确定性较高的情况下，除了成本，质量也应该是一个关键因素
·独有来源
·固定预算：要求在建议邀请书中向受邀的卖方披露可用预算，然后在此预算内选择技术建议书得分最高的卖方

5.会议

• 输出

1.采购管理计划⭐️⭐️⭐️
描述如何开展采购工作
告诉我们如何制定采购工作说明书，如何选择合同类型，如何进行招标，如何进行合同收尾

·内容包括
采购的时间表；
用于管理合同的采购测量指标；
角色与职责；
制约因素与假设日志；
支付货币；
是否需要独立估算；
拟使用的合格卖方（预审合格的供应商名单）；

❗️采购管理计划指导实施采购、控制采购过程

Ex：记录了项目是开展国际竞争性招标，还是仅从当地招标

2.采购策略⭐️
·交付方法
专业服务类项目：能否分包、哪部分可以分包、合资企业等
工程项目：交钥匙、设计-建造、设计-招标-建造、设计-建造-运营、建造-拥有-运营-转让
·选定的合同类型：三大类七小类
·采购的阶段定义：阶段名称、阶段工作内容、里程碑等

3.招标文件⭐️
邀请投标方参与的文件
包括：
信息邀请书：通常用于在早期收集更多信息，以便随后发布报价邀请书和建议邀请书
报价邀请书：采购标准化产品或服务
建议邀请书：采购非标准化的服务，主要依据技术方案来选择卖方

❗️采购文件包括：
规定的应答格式、相关的采购工作说明书、所需的合同条款

便于卖方做出准确、完整的应答、还要便于买方对于卖方应答做出评价
采购文件的复杂和详细程度应与采购的价值及相关的风险相符
采购文件即需要具备足够详细的信息，以确保卖方做出一致且适当的应答，
同时要有足够的灵活度，让卖方为满足相同的要求而提出更好的建议

4.采购工作说明书SOW⭐️
·采购的范围
·对要采购的内容的非常具体的描述，以便潜在卖方确定是否有能力提供此类产品、服务或成果
采购工作说明书包括：规格型号、数量、质量水平、履约时间地点等
采购工作说明书是采购合同中避免潜在范围争议的重要因素
采购工作说明书发出后，在签订合同之前买方可以对其修改、补充、完善
❗️采购工作说明书=供应商的项目章程

•工作大纲
对于服务采购，经常使用；
准确描述承包商需要执行的任务，以及承包商必须达到的标准

5.供方选择标准⭐️
确定的选择供方的方法；
是使用供方选择分析工具的结果；

6.自制或外购决策⭐️
确定自己做还是外部采购；
是自制或外购分析的结果；

7.独立成本估算⭐️
采购方自行准备的成本估算、是评估卖方报价的参照；
可避免对供应商报价的怀疑；
自己做或请外部专家做；

8.变更请求

9.项目文件更新
经验教训登记册
里程碑清单
需求文件
需求跟踪矩阵 
风险登记册
相关方登记册

10.组织过程资产更新

12.2 实施采购（执行过程组）

•定义
实施采购是获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程
买方发出招标文件-获取卖方建议书-对建议书进行评审-确定中标者并授予合同的过程
•作用
选定合格卖方并签署关于货物或服务交付的法律协议
使内部和外部相关方期望协调一致

合同谈判：选定卖方-采购谈判-签署合同
对合同的结构、要求、及其他条款加以澄清，以取得一致意见；

工作大纲：对于服务采购，经常使用；

• 输入

1.项目管理计划
2.项目文件

3.采购文档⭐️
·招标文件：信息邀请书、建议邀请书、报价邀请书，用以让卖方编制应答文件
·采购工作说明书SOW：详细说明采购物的范围、规格、数量、验收标准等
·独立成本估算：买方编制成本预算，用以评估卖方的建议书
·供方选择标准：如何评估卖方的建议书

以上都是规划采购管理的输出
采购文档是实施采购和控制采购过程的输入

4.卖方建议书⭐️
根据招标文件、卖方编制的投标文件和应答

5.事业环境因素
6.组织过程资产

• 工具与技术

1.专家判断
2.广告⭐️
投标人发出的招标公告

3.投标人会议（公平、澄清）⭐️ 
又称承包商会议、供应商会议、投标前会议
时间：在卖方提交建议书之前，在买方和潜在卖方之间召开
目的：确保所有潜在投标人对采购要求都有清楚且一致的理解
原则：确保没有任何投标人会得到特别优待
如果有投标人没参会，私下单独询问相关问题，不能不告知会议内容，也不能单独解释，可以将会议纪要发送给投标人

4.数据分析
建议书评价⭐️（评标）

5.人际关系与团队技能
·谈判：双方达成共识
实施采购过程中的谈判是为了澄清问题、对即将签订的合同达成共识

• 输出

1.选定的卖方⭐️
2.协议⭐️
与中标方签订合同或协议，内容包括：
·采购工作说明书或主要的可交付成果；
·进度计划、里程碑、进度计划中规定的日期；
·绩效报告
·定价和支付条款 
·检查、质量和验收标准
·担保和后续支持
·分包批准
·变更请求处理
·终止条款和替代争议的解决方法：

❗️依据终止条款，可以终止整个合同或合同的某个部分

3.变更请求
4.项目管理计划更新
5.项目文件更新
范围、进度、成本、质量、资源等许多方面都会发生很大的变化；
6.组织过程资产更新

·谈判的原则
人与事分开：应该尽量理性的谈判，不要带入个人感情
关注利益而非立场：利益决定立场，所以必须关注对方的利益
创造共赢的解决方案：
坚持与客观标准比较：

12.3 控制采购（监控过程组）

•定义
管理采购关系、监督合同执行情况、实施必要的变更和纠偏；
•作用
确保买卖双方履行法律协议，满足项目需求；

对采购执行质量审计；
错误已经改正，进一步需要防止错误继续发生；
对于供方质量的审查属于控制采购；

• 输入

1.项目管理计划
2.项目文件
3.协议⭐️

4.采购文档⭐️
采购文档是实施采购和控制采购过程的输入

 
5.批准的变更请求
包括对合同条款和条件的修改

6.工作绩效数据⭐️
7.事业环境因素
8.组织过程资产

•工具与技术

1.专家判断

2.索赔管理⭐️
双方存在分歧、争议的时候使用
索赔管理的优先顺序：谈判-调节-仲裁/诉讼

3.数据分析
·绩效审查：控制采购通过绩效审查对供应商质量、资源、进度和成本绩效进行测量、比较和分析，以审查合同工作的绩效；
·挣值分析
·趋势分析

4.检查⭐️
对合同要求的成果、产品、工作本身进行检查；
包括买卖双方联合巡检现场、工厂验收FAT、现场验收SAT；

5.审计⭐️
对采购过程进行审查
目的：确认双方是否履约、采购是否达到了预期效果；

• 输出

1.结束的采购⭐️
按合同条款规定，关闭采购
包括移交全部成果，解决争议和索赔，付款结束

2.工作绩效信息⭐️

3.采购文档更新
留存证据
包括技术文件、验收报告、采购绩效报告、财务文件（发票、支付记录）等
采购文档更新：只涉及本次采购的文档，不涉及更新预审合格卖方清单

4.变更请求
5. 项目管理计划更新
6.项目文件更新

7.组织过程资产更新
·支付计划和请求
·卖方绩效评估文件
·预审合格的卖方清单更新
·经验教训知识库
·采购档案

·往来函件：已完成的额外工作，也应记录合同之中；
·推定变更：根据买方发布的指示，卖方采取了相应行动，但未走变更流程；
应在往来函件中对推定变更进行专门识别和记录；