SAP B1 基础实操 - 用户定义字段 (UDF)

目录

一、功能介绍

1. 使用场景

2. 操作逻辑

3. 常用定义部分

3.1 主数据

3.2 营销单据

4. 字段设置表单

4.1 字段基础信息

4.2 不同类详细设置

4.3 默认值/必填

二、案例

1 要求

2 操作步骤

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一、功能介绍

1. 使用场景

在实施过程中，经常会碰见用户需要的信息字段在标准单据中不存在的情况，这是需要使用【用户定义字段(UDF)】这一功能，新建自定义字段，用于收录标准单据无对应字段的信息。

2. 操作逻辑

在【用户定义字段 - 管理】表单中对增加字段进行设置后，它会出现在对应表单的自定义字段部分。点击【查看】下的【用户定义字段】，选中单据的用户定义字段就会显现，如下两图。

3. 常用定义部分

基础部分最常用需要增加用户定义字段的表单包括：【业务伙伴主数据】、【物料主数据】、营销单据。均在下图打框的类别中。

3.1 主数据

1）其中【业务伙伴主数据】、【物料主数据】在【主数据】部分。

打开【主数据】子目录，会看到许多表单类别：

找到【业务伙伴】和【物料】子目录，在其下对应位置增加用户定义字段即可：

由于【业务伙伴主数据】和【物料主数据】都是结构复杂的单据，在后台对应着多张表单，增加字段时需要确定登记位置是主表还是子表：

其中详细字段解析见同专栏《SAP B1 三大表单标准功能介绍-业务伙伴主数据》和《SAP B1 三大基本表单标准功能介绍-物料主数据》的系列文章。

3.2 营销单据

营销单据是指和营销活动相关的一系列单据，主要集中在【销售】和【采购】模块。在【用户定义字段 - 管理】表单中，【营销单据】子目录结构相较于【主数据】要简单很多，对比如下：

官方说明文档中并未指明【营销单据】范围，却经常使用这一说法，博主通过查看单据是否显示【营销单据】下新建的用户定义字段来判断单据是否属于营销单据，查出单据包括：

• 销售：销售报价单；销售订单；交货；退货请求；退货；预售款申请；应付发票；营收贷项凭证；应收预留发票
• 采购：采购申请；采购报价单；采购订单；采购收货单；采购退货单；采购退货请求；采购退货；预付款申请；应付发票；应付预留发票

也就是说，从用户定义字段影响的单据数量上说，【营销单据】要比【主数据】多得多。【营销单据】每增加一个用户定义字段，以上所有单据均受影响，而【主数据】内细分明确，设定用户定义字段时往往确定了唯一的影响单据。

4. 字段设置表单

4.1 字段基础信息

头衔：该字段是所保存信息的系统列名，类似于 “CardName”。输入全英字母，尽量是含义的英文缩写，不要用拼音。在字段保存成功后，系统会在输入内容前自动加上 “U_” 以示区分。

描述：该字段是所保存信息的单据显示名，类似于【名称】。根据客户系统语言，输入中文或英文解释，保存后会在单据页面显示为字段名。

类型：分为可选的 5 类，用于定义新建字段的类型，对应理解：【字母数字的】类似于 字符串；【数字】类似于 浮点数（可以是小数）；【日期/时间】类似于 时间型；【单位与总计】用于存放有特定结构、单位的数（如费率、金额）；【常规】用于存放附件信息（如链接、图片）。

长度：若字段类型没有格式长度要求（如时间型长度确定），则需要在【长度】字段输入新建字段的长度加以限制。

4.2 各类型结构/高级验证

【结构】与【验证】字段选中【高级】时【规则】选项内容，会随着【类型】的变化而变化，这里分情况讲解。

1）字母数字的

结构：此时结构包括 定期、地址、电话号码、文本、复选框。默认项为【定期】，选中时就是普通单行文本，除此结构需要设置【长度】，其余均不用。如需要对应特殊格式，则选择其他四种。其中【复选框】所生成字段效果类似于下图中【必填字段】，为勾选字段，无需对【验证】字段做设置。

验证（高级）：此时规则有如下选项。其中【以...开始】意为，填入信息需要以【值】中内容为开头，否则报错。

如下例，设置需要：从“1”开始。

 

填入信息为“X123”，为符合开头设定，报错且不可保存。

2）数字

选择【数字】类型时不需要设置结构。

验证（高级）：此时规则如下图。

3）日期/时间

结构：此时结构包括日期和小时。

选择【日期】结构后，新增用户定义字段会出现小日历图标召唤日历，并以固定的【yyyy.mm.dd】格式将日期填入字段中。

选择【小时】结构后，输入数字会自动转换为小时形式，或输入【__:__】结构。

验证（高级）：结构选择【日期】时，同类型为【数字】时。结构选【小时】时，无规则。

4）单位与总计

结构：此时结构包括 费率、金额、价格、数量、百分比、度量。均不需要设置【长度】。

验证（高级）：同类型为【数字】时。

5）常规

结构：此时结构包括 链接、图像，生成的字段需要从附件文件夹选取。均不需要设置【长度】。

验证（高级）：无规则。

4.3 验证

验证：默认值为【无】，选【无】的时候即没有验证需求，若选择其他选项，则会通过一定的方式对字段中内容进行限定。

1）已链接至实体

选择【已连接至实体】，则设置变为下拉框字段，并且所选项来自于其他表单的实体内容，不可直接手动更改。

• 链接至系统对象：指系统表单和字段，点击下拉框可进行选择。设定效果如下面第二张图。

• 设置链接表：链接表为用户定义表单和系统预设的自定义表，效果类似【链接至系统对象】。

• 链接至用户定义对象：链接表为用户定义表单，效果类似【链接至系统对象】。

2）有效值

选择【有效值】，则设置变为下拉框字段，与【已连接至实体】不同的是，内容需要手动添加。如下图，点击【新建】即可新增选项值。其中【值】类似【头衔】是系统内记录的值，【描述】为表单内显示的值。

3）高级

见前一小节。

4.4 默认值/必填

设置字段默认值：勾选后，表示该字段需要默认值，出现单行文本字段用于输入默认值。

设置成功后，字段初始状态不为空，而是默认值。

必填字段：勾选后，该字段必填，若为空时保存单据则会报错。

二、案例

1 要求

客户给的业务伙伴信息表格中，包含 “供应商等级”、“客户简称”、“信息来源” 列，其中，要求供应商默认等级为 “C”。

2 操作步骤

1）点击通过进程：工具 --> 定制工具 --> 用户定义字段 - 管理，打开【用户定义字段 - 管理】表单。

2）找到业务伙伴主数据主表对应的位置，点击【添加】，召唤出【字段数据】。

3）逐一设定。

  4）如下图，此时对【业务伙伴主数据】的【主表】定义了三个用户定义字段：

此时打开【业务伙伴主数据】显示用户定义字段，效果如下：

3. 补充

后续维护字段，或许需要在设定上做修改，或者删除。

3.1 更新字段

如需修改字段设置，则在【用户定义字段 - 管理】表单中选中需要维护的字段，这时【更新】按钮会亮起，点击后出现字段设置，可进行部分更改。

其中灰色字段不可修改，如果一定要改（如头衔拼写错误），需要整个字段设定删除重新设定。

3.2 删除字段

选中待删除字段，这是【删除】按钮会亮起，然后如下图操作即可。