PMP-沟通管理的重要性

一、什么是项目沟通管理

        项目沟通管理包括通过开发工件，以及执行用于有效交换信息的各种活动，来确保项目及其相关方的信息需求得以满足的各个过程。项目沟通管理由两个部分组成：第一部分是制定策略，确保沟通对相关方行之有效；第二部分是执行必要活动，以落实沟通策略。实质上就是信息的交换，这个交换的信息的类型可以是语言、表情、情绪等，表现的形式也是多种多样，比如书面形式、口头形式、手势比划，情绪表达都可以。

二、沟通管理的内容

1. 规划沟通管理——基于每个相关方或相关方群体的信息需求、可用的组织资产，以及具体项目的需求，为项目沟通活动制定恰当的方法和计划的过程。三军未动，粮草先行，该过程的重点就是掌握相关方的沟通偏好，并以此制定沟通策略。
2. 管理沟通——确保项目信息及时且恰当地收集、生成、发布、存储、检索、管理、监督和最终处置的过程。管理沟通过程会涉及与开展有效沟通有关的所有方面，包括使用适当的技术、方法和技巧。此外，它还应允许沟通活动具有灵活性，允许对方法和技术进行调整，以满足相关方及项目不断变化的需求。本过程的最大作用应该是保证有效信息的有效流转。
3. 监督沟通——确保满足项目及其相关方的信息需求的过程。本过程的主要作用是按沟通管理计划和相关方参与计划的要求优化信息传递流程

三、注意事项

1. 在项目沟通中，需要尽力预防理解错误和沟通错误，并从规划过程所规定的各种方法、发送方、接收方和信息中作出谨慎选择。
2. 正确的语法和拼写。语法不当或拼写错误会分散注意力，还有可能扭曲信息含义，降低可信度。
3. 简洁的表述和无多余字。简洁且精心组织的信息能降低误解信息意图的可能性。
4. 清晰的目的和表述（适合读者的需要）。确保在信息中包含能满足受众需求与激发其兴趣的内容。
5. 连贯的思维逻辑。写作思路连贯，以及在整个书面文件中使用诸如“引言”和“小结”的小标题。
6. 积极倾听。与说话人保持互动，并总结对话内容，以确保有效的信息交换。
7. 理解文化和个人差异。提升团队对文化及个人差异的认知，以减少误解并提升沟通能力。
8. 识别、设定并管理相关方期望。与相关方磋商，减少相关方社区中的自相矛盾的期望。