数字档案室测评的些许感悟

我是甲方，明明我家是档案“室”，为什么申请的是数字档案“馆”？

笔者正对着手里的一份方案苦笑，甲方爸爸是某机关单位档案室，方案最后的附件赫然写着几个大字：“申请国家级数字档案馆……“。这样的事屡见不鲜：在初期沟通中，大部分有一定规模的单位都会把自己的档案室称为档案馆，比如XX市公安档案馆、XX大学档案馆、XX集团档案馆等。但从实际档案行政管理的角度出发，其实数字档案室的评价指标更加适合这些单位。当然有一些独立且规模较大的专业档案馆，比如城建档案馆，是可以适用数字档案馆指标的。为此笔者采用思维导图对数字档案测评工作进行了梳理，供大家参考：

可以想见，申报错误可是会走很多弯路的，因为指标项和评分标准都不一样，比如数字档案室评价中系统功能的分值就多了一倍，毕竟指标发布要比数字档案馆晚两年，信息技术在不断发展，数字档案室对系统功能也会有更高的要求。

我是乙方，甲方要求我通过数字档案室测评，我该怎么做？

首先，数字档案室的测评，都是由甲方单位发起申请，由国家或各省档案局组织专家对甲方单位进行评价，所以甲方是主体角色，乙方是辅助角色。其次，数字档案室的对标工作，需要甲乙双方共同合作才能完成，乙方公司的主要工作是建设测评指标中的场地、硬件和软件系统，配合甲方处理相关数据，整理台账，形成汇报材料。最后，档案室中通常包含各类业务档案，对于业务档案的管理，乙方公司肯定是不如甲方专业的，在这种情况下，甲方就成了你最好的老师。

总而言之，整个测评过程应由项目参与各方成立专项组，紧密配合、分工协作。如下图所示： 

遥想当年，众人不分彼此，在会议室中一起奋战，一起熬夜，一起解决困难，一起欢呼庆祝。趴在桌上睡着后被清晨的鸟鸣声唤醒，朦胧的阳光透过窗帘照亮了堆积如山的材料，仿佛经历了一场刻骨铭心的战役，随即又将踏上下一站的征途，这种集各方之力共同去完成一番事业的成就感，或许才是数字档案馆（室）测评带来的人生意义吧。

我是丙方，对于协助甲方通过数字档案室测评，我是专业的！

数字档案室测评从试点申请到现场测评整个过程比较复杂，对专业化要求比较高，甲方单位由于人手紧缺等原因往往无法应付。作为丙方，协助甲方通过数字档案室测评，我们是专业的。可以通过对甲方档案室现状调研分析指出存在的问题，可以协助甲方按照测评指标项依次进行自评，可以协助甲方进行整套档案标准规范的编制，可以协助甲方进行测评台账的梳理和准备，可以提供专业化的业务培训，等等。

经验分享

以下是团队小伙伴们在各行业数字档案室建设中的经验分享，供读者参考：

陈工

应该说不愧是部委级的单位……XXXX部无论是信息部门还是档案管理部门，都非常的专业和敬业，所有材料基本都不需要我们插手。作为国家第一批示范数字档案室的建设单位，当时大家都算摸着石头过河，尤其是由于大部制改革遇到了多个全宗合并的问题，在档案如何管理与利用上进行了很多调整。好在近水楼台先得月，能经常与国家档案局的专家沟通设计方案，最后项目组设计的电子档案管理流程也得到了国家档案局专家组的认可。

林工

XX市公安局档案馆（室）整体上来说更像是档案室与档案馆业务的结合体，跨网段、全流程、多种业务档案、档案数据类型更丰富、系统复杂程度更高。在金盾网内，要实现全市各区局和派出所的三级联动，所以需要注意数据量和并发量都比一般的综合档案馆要更大。此外，局内业务系统较多，需要充分考虑档案系统和业务系统的接口问题；如何不通过互联网，仅在内部网络实现移动端的档案利用，也是一个需要注意的技术问题。

 

唐工

通过某省级消防总队档案室的建设发现，自改革转制以来，当地许多消防机关档案管理部门尚未建设档案管理相关的信息系统。此外，消防机关组织架构庞大，各消防总队、支队、大队、中队办公地点不集中，再加上消防机关的业务档案种类较多，在档案收集、管理、利用方面存在很大考验。所以可能该行业的数字档案室首先应解决从无到有的问题，通过软件实现档案全生命周期管理，帮助消防机关全面实现档案电子化管理。当然，为了充分体现档案信息化建设的价值，在合适的时机开发一个消防档案大数据平台也是很有必要的，有利于后续项目持续得到领导的认可和支持。

叶工

XX集团与大多传统行业大型集团公司相似，缺少较完整的信息化顶层设计，即使安装部署了档案系统，与其他业务系统也缺少互联互通的高效手段。我们首先规划了集团整体的信息化技术架构，建立统一的技术体系和档案标准数据交互格式。同时协助档案老师梳理分类方案、归档范围和保管期限表，制定归档流程，基于电子档案行业标准，成功实现了电子档案单套制管理的试点。特别值得一提的是，该项目在架构设计时，采用当前较为先进的云原生架构，并且在大数据平台的基础上实现了部分智能化应用。

如前文所述，数字档案室建设与评价工作起步较早，到现在已有七年左右的时间，在此期间技术和标准都已更新迭代，所以即使是已经通过测评的单位，放到现在也有很多还需要优化改进的地方，尤其是这两年对于企业数字档案馆（室）的要求更为细致。考虑到篇幅问题，更多细节将在直播间与大家分享，欢迎大家收看“数字罗塞塔计划“公众号本周六下午2点的数字档案室测评专题直播。