【形式篇】年终总结怎么写：PPT如何将内容更好地表现出来

——细节满满，看完立马写出一篇合格的PPT

总述

形式服务于内容，同时合理的形式可以更好地表达和彰显内容

年终总结作为汇报型PPT，内容一定是第一位的，在内容篇(可点击查看)已经很详细地给出了提纲思路，那如何落实到PPT中，撰写一个合格的总结报告呢

如果像我一样，PPT能力一般，而收到述职通知，只有3-5天时间完成，公司部门又不会给专门时间来写PPT，也就是说要在完成工作的同时写完PPT，时间精力有限，我建议按照以下步骤来

1. 找3-5个你觉得做的比较好的PPT，同事的或网上的模板都可以，将这些PPT过一遍，做到有个大概印象
2. 按照大纲把自己要展示的数据按照一定的维度整理出来，这里一定要思考数据的优势维度
3. 撰写每页PPT的时候，根据文字内容，如果有思路就直接开做，如果没有就在收集的PPT中找合适的，然后复制过来调整修改
4. 完成后通读通看一遍，对有问题的文字和风格进行修正，保证PPT没有低级错误

现在我们开始

步骤1：找模板

在历年年中或年终汇报的PPT找一些比较好的，或者网上找一下相关主题的模板下载到本地，可以随时查看和复制内容

步骤2：整理数据

数据是客观的，但是解读和呈现数据是主观的，同时数据是多维度和多层次的

• 多维度：举个例子，年度缺陷数量是1000个，这个数据可以多个维度呈现，比如按照严重程度分类后发现里面有600个严重缺陷，那在呈现数据的时候可以写1000个缺陷（60%严重级别）；如果只有100个严重缺陷但是这1000个缺陷有效数量是990个，就可改为1000个缺陷（99%有效率），大家可以举一反三
• 多层次：举个例子，年度支持了40个版本的上线工作，可以对版本进行分层，比如这里面负责了3个，深度参与了5个，还有2个是里程碑版本，也就是更为具体的说明以下数据

如果是一些是硬性要求必须展示的维度，恰巧你的数据不佳，写上去后记得进行原因说明，比如只有300个缺陷，可以在缺陷发现难度上进行说明

步骤3：撰写PPT

简单的规范

一般公司或部门为了高效，都会给个PPT模板把年终总结的风格和汇报的框架给锁定，所以我们要在该模板的基础上进行撰写（我们PPT的风格必须要和公司的模板保持一致，不要别出心裁）

撰写时应遵循以下4个简单的设计规范：

• 整体风格统一：字体、色彩、页面设计
• 所有内容对齐：左对齐，下对齐
• 强调内容放大：字号区分、加粗
• 相同内容划界：加框、垫色块
• 保持页面舒服：干净、整洁、不拥挤

具体操作

根据内容篇(可点击查看)中列出的大纲，一起来看看第一部分到第三部分的PPT制作（一共4页，去掉了内容，只保留核心框架哈）

第一部分，明确自己在部门或组内的定位，并把自己的工作内容分类概述，同时给出大概的投入比例，把主要工作和次要工作内容区分出来

• 页面分为2个部分，组别和内容概述，组别加大加粗，做好对齐
• 内容概述，首先使用smart图表中的矩形，将日常工作内容分类概述，然后垫色块把主要和次要工作内容分开，主要内容颜色深些，投入比例加大加粗强调，同时用十几个字再次提炼工作焦点
  

第二部分，针对主要投入的部分做成果说明和展示，通过列举一些关键的数据来对一年的工作做总结

• 直接将主要工作提炼的焦点拿过来，逻辑上连贯，也说明了本页是主要工作内容的成果展示
• 用总分结构通过3个层级展示工作情况，复制网上的模板图表，颜色调整为公司模板主题色，并作好对齐，数字部分加大字号突出
• 产出汇总部分除了放总数外，要放一些优势维度的数据

第三部分，说明主要工作内容的特点，然后侧重介绍2-3个典型的项目，要概要说明一下项目背景、挑战点，自己的完成情况

• 使用smart图表中的关系图，说明自己工作的类型偏向，注意这里和主要次要工作是不一样的，这里说的是工作类型的偏向，如前端后端
• 大大小小项目很多，挑自己参与度和完成度好的，最好还是公司或部门知名度高的，然后从背景、挑战、完成情况进行说明。复制网上的模板过来，然后调整设计风格，修改文字内容，数字加大亮色突出

步骤4：最后调整

主要做一些修正工作

• [√ ] 通读文稿，错别字、病句一定不要出现，逻辑不连贯的地方可以适当加一些连接
• [√ ] 字体大小在视觉上不对等的调整一下，注意同等字号的数字会比文字显得小一些，可以把数字的字号调大一些
• [√ ] 颜色不和谐的地方调整一下，页面最好不要出现3种以上的颜色系

结束

这样就完成了PPT制作（其他部分自行完成），当然这篇分享讲的是在有限时间内做出一个合格的PPT，它不追求炫酷的动效、复杂的图形图片设计，如果有时间，大家可以去学习各种PPT设计技术精进能力，技多更从容。