产品经理必看的高效产品文档撰写指南

 对于企业来说，如何推广自己的产品是一个非常重要的话题，而其中必要的就是创建企业产品宣传册，这对于产品宣传非常重要，尤其是一些大公司，非常重视这种产品展示方式。因为它可以更完整地展现产品，撰写一份合理有效的产品文档，让客户了解产品，客户甚至也可以了解企业的工作风格。

一、为什么要写产品文档？

为了以更高的质量、更快的速度和更佳的预判来交付正确的产品。

产品文档如何帮助你高效地做到这一切呢？

1.从一开始就理性思考

在团队开始付出更高成本去设计软件架构、实施代码开发、完善界面设计、测试软件质量之前，写文档可以迫使你提前思考每一个细节。这将会提高你决策的质量，降低意外事件发生的概率。

2.高效沟通

你常常需要和不同的利益相关方（支持团队，工程团队，设计团队，财务团队，管理层等等）沟通你的方案。产品文档可以帮助你事半功倍地完成沟通，避免口头沟通中产生的歧义，团队中的所有人可以更好地理解你的意图，并且更有的放矢地做出答复。

3.明确权责

明确项目目标的评价标准，公开承诺奖惩激励机制：利益相关方可以知晓如果最后一刻变更需求会意味着什么，工程师们也会在预估工期时再三斟酌。

二、产品文档中包含哪些内容？

产品文档应该明确沟通要做一个「什么」产品，以及「为什么」要这么做。用来说明清楚一个产品的表达方式很多，但最核心的，一定要说清楚这五件事情：

1. 问题描绘你此次打算解决的问题。更重要的是，解释为什么要去解决这个问题。描述要尽可能地具体，并且提供相关的数据指标。
2. 可衡量的目标明确承诺交付和成果，明确哪些事情超出了此项目的范畴。每一个目标，都应该可以明确衡量「是否达到目标」。
3. 需求背景提供你的观众理解当前问题以及接受你的提议所需的所有背景信息。包括但不限于假设、用例、数据指标等信息。
4. 解决方案详情你的提议应该有充足的细节，易于团队成员消化理解及执行——可以把这部分内容想象成对人脑进行编程和执行。
5. 时间轴列出你的团队共同认可的截止日期和其他重要时间点。这部分内容开始的时候可能会比较模糊，但是在最后一次文档评审之前应当完全敲定。

对于产品文档的内容涵盖来说，以上五点是必不可少的。

三、好的产品文档定义：

只要能够顺畅推动项目前进，在产品开发和测试过程中能够大幅度减少工程师和产品经理反复沟通的文档，就是优秀的产品文档。

1.产品逻辑要清晰且流畅

产品文档的内容要前后一致，逻辑通畅，这也是最基本的,要秉承先整体后局部的原则，先要从全局去定义整体的产品逻辑，再去逐步分解细节。

2.避免产品功能的疏漏

比如会不会对其他模块产生影响？异常流程的描述，边界情况等。

3.文档的可读性要强

能用图描述的一定嫌麻烦用文字，多用流程图、用例图、时序图等去描述你的产品,在涉及到很细 节的交互时，最好将相关功能做出高保真原型图供研发人员参考。

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四、如何写出高效产品文档

1.尽量简短

没有比这更重要的文档写作建议了。简洁意味着清晰的思路和沟通，也意味着你的文档更加易于阅读和理解——这一点至关重要。

2.使用平白的语言和简单的格式

使用简短而不是花哨的语句，使用列表和加粗强调可以使文章更一目了然，以放松有趣的方式写作而不是一板一眼，如果你有得体的幽默感就再好不过了。

3.为开发团队预留时间

通过评审并且达成一致通过的文档才是完善的文档。如果你希望在未来的某一个迭代 Sprint 中开发此项目，就应该提前两到三周开始这个产品文档写作流程。

4.像工程师一样思考

在项目得以进入开发之时，常常会发现大量未预料到的边缘情况——但这种情形其实可以避免。如果你认真考虑过项目进入开发的所有必要条件，你就可以提前发现这些问题（例如，是否在移动设备中可以使用在线聊天功能？）。

5.确保每一个人都跟上了你的节奏

当我组织产品评审时，会议室里的大部分人都已经大致了解我要讲的内容——因为我已经提前在讨论会和日常聊天中沟通过这个事情了。既然大家都已经清楚了「做什么」和「为什么要做」的问题，文档评审会上我们只要关注实施细节就好了。

6.在图表中下功夫

流程图、线框图等图表可以通过易于理解的方式提供很大的信息量，但同时也需要消耗非常多的时间来制作这些图表。

7.在思考和写文档上花 0.5-3 天时间

具体时间根据项目大小而定。花费在写文档上的时间越长，所带来的边际收益就会递减。特别需要指出的是，没有人能够读的下去超过 5-6 页的文档。

8.指明方向，明晰愿景

你不仅仅是在定义一个功能，也是在解释「为什么我们要做这件事情」以及「我们的目标是什么」，在文档中指出这个项目将会对更高层面的规划造成什么影响，以及接下来会发生什么。

9.确保你的观众阅读了文档

如果你的文档又臭又长，或者从来不分享给对应的人，那你还不如不写文档。务必确保你的文档被对应的人阅读了，我上面关于评审开始时留时间给大家读文档的建议值得大家参考。

10.获取真诚的反馈

你的文档是否是在赘述人尽皆知的事情？或者是文档缺乏足够的细节？是否在后续实施中发现了太多的边缘情况？又或者，是否在制定计划和文档评审上耗费了太多的时间？你应该和你的团队时刻保持沟通。

如果你已经掌握了基础的产品文档撰写技能，那么以上十条建议就能够为你写出高效实用的产品文档提供指南。

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五、文档撰写工具

市面上的文档撰写软件并不少，但这里比较推荐Baklib，一款小众的文档编辑软件。

 

Baklib是一款在线的文本编辑和托管的工具，对于企业用户不仅可以制作FAQ帮助文档，还可以编写知识库、产品文档、帮助中心、发行说明。

对于爱好写作的用户来说，可以编写日记手帐和个人博客，功能超级赞！独立域名，多种模板支持将创作的内容按模板导成各种漂亮的界面，使内容分享更方便，更有利于个人品牌口碑的形成。

产品评价

• 易于编辑，结构清晰
• 丰富的主题模板，展示界面清晰简洁，多端适配
• 全文检索，搜索
• 可绑定独立域名，做企业专属网站，支持seo
• 在线使用，无需下载，后台编辑保存，前台直接同步展示，运维成本低
• 也可以用来作为团队知识库、在线产品说明书等

现如今产品文档的撰写对于企业来说格外重要，不再是以前人们口中“无用又浪费时间金钱”的事了。所以写好产品文档只是关键，希望以上内容能给你一定的启发。