泛微采知连,为组织提供安全、合规、智能的数字化文控系统
作为市场主体,企业需要建立健全的质量管理体系,并且及时更新,以应对激烈的市场竞争,实现企业可持续发展。
质量体系在很大程度上通过文件化的形式表现出来。《质量管理体系要求》(GB/T19001—2016/ISO9001:2015)标准指出,需将对内及对外的所有质量管理文件进行标准化管理,包括检索、使用、存储、防护、版本控制、保留和处置等。
特别是生产、制造、医药、工程等行业,为了实现标准化的生产与管理,落地文控管理已经成为管理的硬性需求。
>>>组织不同的岗位对文控的不同需求:
• 管理层:如何提升文控流程协作的效率?核心的、机密的文件如何做好安全管控,避免泄露敏感信息?
• 文控部门:文件的版本日益增多,如何对版本进行管理?文件的新增、修订、生效、作废的全周期是否可自动进行状态变更,能否提供清晰的各类文件清单?
• 员工:是否能进行文件快速的查询检索?对于文件的生效、失效、更新是否可以有及时的消息提醒,避免不良隐患?
泛微采知连,协助组织建立全生命周期的文控数字化管理体系,围绕体系文件、制度文件的全生命周期,实现从文档发布、使用、版本控制以及作废销毁的全过程管控。
自动化管理文件状态、版本、权限,利用数字化签名保障文档的合规性,借力智能化组件提升文档撰写、校验、审核、搜索的效率。
(功能架构)
助力企业实现事前规范建立、事中流程控制、事后统计追溯的全过程管控。
泛微数字化文控管理系统应用亮点
一、个性化的文控门户
不同岗位的工作人员可自定义文控门户界面、栏目、权限,待办消息集中提醒、按照权限、分类推送文件,为管理人员提供清单报表。
(文控门户)
二、文件中心
建立统一的文件目录,分类、分层管理体系文件。可根据组织结构及业务条线进行权限下放,设置多个部门文件管理员。
可以快速通过目录检索的方式查阅文件。在文档预览页即可查看该文件最新版本及新增、变更的过程文件。
(文件目录)
三、文件审计清单
结合权限提供各类文件清单,包含:预审清单、审批中、生效文件清单、待培训文件清单、待分发文件清单、废止文件清单等。
能够按照文件属性快速检索、统计,并且可以在线预览清单中文件。文控人员可直接通过文件清单进行文件分发、培训、回收等。
(审计清单)
四、文件全生命周期管控
1、文件预审
申请人发起取号流程,经由文控部门及分管领导审批通过后,方可进行文件的新增。
在线进行文件分类,自动文件编号,在预审流程中确定文件的模板,并且关联附件。
系统自动检测文件名称是否重复。
2、文件新增
质量体系文件需要进行严格的审核才能发布,确保文件格式版本的正确。
申请人发起文件新增流程时,流程中关联文件取号申请,文件名称、编号、描述等信息,无需重复输入。
按照文件分类和所属组织,经文控及分管领导审核后,文件方可进行分发签收。
流程自动关联是否培训、关联记录文件,自动触发培训流程。并且在线对Office文件进行编辑修改。
3、文件培训&考试
根据文件新增审批流程,汇总需要培训的文件,自动触发培训安排,在泛微采知连中实现培训和考试全过程管理。
生成培训通知,在线反馈;在培训中,通过手机APP扫码签到,系统中维护题库,随机组卷在线考试。
4、文件分发、签收
文件新增、培训流程完成后,文件进入待分发列表,文控人员可一键操作,申请补发已生效文件;并且能够对纸质文件打印份数进行管理。
确保文件可以安全和准确地分发给相关人员。
5、文件复审
通过关联文件生效及失效日期,在到期前对文控人员进行复审提醒。可在线进行文件修订、作废、沿用等操作。
6、文件版本控制
通过开启文档版本管理,文档提交后,可再次编辑和更新,系统在查找文件时,仅显示该文档的最新版本。避免多个文档混淆,提高知识的查找效率。
7、文件更新
对已经发布的文档需要进行修改的时候,对文档的电子印章进行撤销,使其成为失效状态。并对文档内容进行修订更新,同时更新状态。
8、文档作废
文件复审后若是需要作废,触发文件作废流程,流程通过后,文件自动作废,权限回收。
组织通过统计清单,追溯已作废的文件。
五、文件规范、合规、安全管理
文件信息规范:
结合文件目录,自动化控制文件的基础信息规范、文件版本规范、文件权限体系、文件流程体系、文件安全要求、以及文件属性元数据。
文件安全管理:
文档自带动态水印,有效保密防泄露,支持文件溯源。
通过接入电子印章,管控组织的各类文件状态。例如,经审批通过后的文档,最后经文控中心加印电子签章后才能正式发布。
同时,采知连提供用户认证、文件存储、权限控制、流程控制、密集控制等全面的安全保障。
对于离线文件可集成动态加解密软件,对下载到本地的文件进行加密控制。
(受控章管理)
文件合规受控:
文件的生效、失效、更新、分发、签收等环节融入数字身份认证、数字印章、保障文件的防篡改,保障过程合规。
总结
集团化管控:支持集团化分级分权管控,各分子公司、各厂区可自行维护单独的质量文件、文控流程。
安全合规保障:通过文件加密存储、用户密码策略控制、文件水印控制和全方位的权限体系,整合数字化签名认证,保障文件安全合规。
文本处理高效:支持数十种文件格式的在线使用;支持Office文件在线编辑、协同编辑;支持预制不同类型文件模板,在线快捷调用。
全生命周期管控:覆盖从体系文件的新增直至文件失效作废的全生命周期,全程流程化管理。
低代码平台:通过低代码平台快速构建应用,快速适配不同细分行业的质量文控标准。
全面集成:支持用户集成、内容集成、流程集成,全方位满足各类需求。
智能化:智能识别文本内容,提供文件版本智能对比;通过RPA智能采集,搜集行业/区域的质量法规,完善质量知识库;提供智能搜索,结合关键词、标签进行搜索定位。
泛微采知连,通过保障文件全生命周期管控、数字化合规认证、智能化属性更新,构建稳定、安全、全面的文控系统。
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