Odoo免费开源ERP：企业销售过程中出现的问题

在企业未上线Odoo免费开源ERP时，企业销售过程中会存在失误。比如，许多销售订单都有如下问题：不当的定价、向客户过多地询问、处理订单延误、错过发货日期等。这些问题源于企业三个未集成的信息系统：销售管理系统、库存系统和财务系统。在日常操作过程中，每个系统的信息都有定期的文件传送和纸张打印，例如来自财务部门的信用状况传递给销售员。但是由于手工处理交易数量容易使数据输入错误，而且信息不能及时提供，从而导致不正确的定价和信用信息。下面以传统销售管理中的业务流程为线索，分析可能出现的问题。

编辑｜开源智造(OSCG)·Odoo亚太金牌服务

销售报价与订单

向客户报价然后接受客户订单是一个简单明了的流程，但在企业中不是这样。在传统销售过程中，对于一个新客户，销售流程起始于一个销售电话。在打完电话之后，销售人员会准备一份三联复写纸的手写报价单给客户、销售办公室和销售人员自己。报价单上还有一个800电话号码，用电话下订单。

在报价这个过程中可能会发生许多问题，主要有以下几点：

①销售人员在报价时可能会发生计算错误。例如，直销部的销售人员可能既给予客户数量折扣又加上了权宜折扣。如果销售人员不小心，两个折扣加起来就可能很可观，企业只能赚很少的利润，甚至无利润。

②销售人员将一份销售报价单传给销售办公室，但有时客户在办公室收到之前或数据可能还没有输入客户数据库就要求订购商品。如果这时办公室的职员还不太了解销售的具体情况，客户不得不向其复述有关信息。

③如果传送过去的订单是手写报价单的复印件，有可能无法分辨，容易引起错误。

④当往来客户家数很多时，对于不同客户不同价格的管理，甚至对于同一客户仍会因不同购买数量给予不同价格时，这些状况若全靠人工来管理，不仅容易出错且每做一次价格调整，所需耗费的人力是难以估计的。

⑤在手工操作过程中，客户赊销的信用额度控制及客户往来的交易状况都很难掌握。以往此部分信息的获取非常困难，形成不完整的瓶颈。在客户往来的交易中，如果将所发生的出货信息、退回信息和收款信息很好地整合在一起，就可以随时取得以上信息来确认客户信用额度以及有效辅助企业决策。

在向客户下订单时，通常客户会要求一个交货日期。为按时装运，办公室的职员必须与仓库管理员联系，询问客户的订货能否从存货中装运，或等到下一轮产品入库会不会耽误装运时间。仓库管理员只能估计装运日期，因为他要忙于清点存货量、汇总需要装运的所有订单、计算销售办公室正在处理中的订单有多少等事务。一旦办公室的销售职员得到了仓库管理员估计的装运日期，就要计算有多少订单需要装运，发货需要多长时间。下一步，职员要检查客户信用状况。对于新客户，职员要填一张信息检查表，包括客户的基础数据和订货量。这张表交给会计部，由它们检查客户信用状况，然后返回信用检查表附上客户的信用额度。

如果采购数额超过了信用额度，职员会让客户决定怎么办(减少订货量、预付款或争取较大的信用额度)。如果订货来自于老客户，销售职员会检查会计部门提供的一张报表。它显示客户的当前应收账款总额、信用额度和信用余额。因为报表每周出一次，它可能反映不出客户最新的支付情况。

订货供应

企业供应订货的过程效率也不高。在以人工方式处理订单及出货作业时，当受订商品种类及客户数繁多时，对于相关文件的调阅查询和移动信息的登录、更新变得非常繁琐，容易出错且延误时效，因而将导致对出货的进度难以控制，或者在做决策时根本无法获得参考信息来辅证。

会计和开发票

给客户开发票也有问题。销售职员一周向会计部门递送三次包含有销售订单数据的软盘用于给客户开发票。会计部门把数据导入到未集成的系统当中，然后职员手工调整部分运输和任何发生在订货过程中的变动。如果开发票的内容与发生变动的内容不一致，更正记录经常会耽误开发票。有时，当库房通知会计部门是部分运输的时候，它们已填好发票正准备邮寄，这样就要重新准备发票。任何情况下，发票最终都要邮寄给客户并且开发票与运输并不同步进行。

付款与退货

企业处理付款的程序可能令客户非常不满意。几乎所有客户都在10天内支付以获得2%的折扣。即便企业提供给客户两张发票副本，许多客户支付时还要重开发票。如果正确的客户账目没有得到确认，就会发生错误。另外，如果在销售过程中从最初报价到订单录入的任何环节出现错误，客户都会收到一张有误的发票。

企业的退货过程也存在问题。当企业有政策可以为各种情形下退货的客户退款，客户应该通知企业，那样他们会得到一个退回物品授权(Returned Material Authorization，RMA)号码以简化退款手续。物品返回企业后，接收部门填物品退回表，列出退货企业的名字、退货的物料和RMA号码。很多时候，客户没有申请RMA 号码或没有将它与退回物品放在一起。这就使会计部门为鉴别客户退款变得更加困难。物品回收单上书写潦草也会给会计部门带来麻烦。

当应收款项逾期时，企业会发给客户一封“讨债”信，提醒客户付款，如果客户还没有付款的话。随着应收账款逾期时间的增加，讨债信通常越来越直接或带有威胁的口气。如果客户的账户不准确，他可能实际上还未逾期的时候就收到讨债信，或者当他新订货时会被告知超出信用额度。两种情况都会损害良好的客户信誉。

如何解决上述问题，一方面是让各部门的职能工作得以拓宽发展，另一方面加强各职能部门的信息衔接，使得企业经营得以高效的发展。这是我们待解决的问题。