[管理与领导-55]：IT基层管理者 - 扩展技能 - 1 - 时间管理 -2- 自律与自身作则，管理者管好自己时间的五步法

前言：

管理好自己的时间，不仅仅是理念，也是方法和流程。

步骤1：理清各种待办事项

 

当提到工作事项时，这通常指的是要完成或处理的工作任务或事务。这些事项可以包括以下内容：

1. 任务分配：根据工作角色和职责，你可能有一些具体的任务需要完成。这可能包括撰写报告、整理数据、安排会议、回复电子邮件等。

2. 会议和沟通：与同事、上级或客户进行会议和沟通也是常见的工作事项。这可能包括参加会议、组织会议议程、准备演示文稿等。

3. 项目管理：如果你参与到项目中，你可能需要跟踪项目进展、协调团队成员、制定项目计划和时间表等。

4. 文件管理和归档：管理文件、记录和数据也是一项重要的工作事项。这可能涉及整理文件、创建档案、存储和检索信息等。

5. 优先事项和时间管理：在工作中，你可能需要确定和处理一系列优先事项。这包括根据工作重要性和紧急程度进行排列，制定合理的时间安排并进行时间管理。

6. 进修和专业发展：继续学习和专业发展也是重要的工作事项。这可能包括参加培训课程、阅读专业书籍和文章、参加行业研讨会等。

7. 协作和团队合作：与团队成员和同事合作完成共同的工作任务也是工作中的一个重要方面。这可能需要沟通、协商、共享信息和资源等。

在处理工作事项时，建议你使用一些工具来帮助组织和管理任务，如任务管理应用程序、日历、提醒事项等。此外，合理规划时间、设置优先级，并及时与他人沟通协调，都可以帮助你更好地处理工作事项并提高工作效率。

整理任务清单是一种对待办事项进行组织和安排的方法。以下是一些建议，帮助你整理任务清单：

1. 收集：将所有待办事项记录下来，包括工作任务、个人事项、项目任务等。你可以使用笔记本、待办事项应用程序或电子表格等工具来收集任务。

2. 分类：根据任务的性质、优先级或项目等，对待办事项进行分类。例如，将任务分为工作任务、个人事务、紧急任务等类别。

3. 筛选和排序：评估每个任务的重要性和紧急程度，并将其进行筛选和排序。可以使用标记或符号来表示任务的优先级，例如高、中、低，或使用数字来表示优先级顺序。

4. 日期和截止期：为每个任务设定截止日期，这有助于你安排和控制任务的时间。确保设定合理的截止日期，避免任务拖延或时间冲突。

5. 划分子任务：对大型或复杂的任务，可以将其拆分为更小的子任务，以便更好地管理和跟踪进度。将子任务与主任务关联起来，并按照完成主任务的顺序逐步处理子任务。

6. 优先级和重要性：为每个任务确定优先级和重要性。将时间和精力集中在最重要、最有价值的任务上，确保高价值任务得到优先处理。

7. 时间安排和调整：根据任务的优先级和截止日期，制定时间表和计划。将任务分配到适当的时间段，并确保留出一些弹性以应对紧急情况或优先级变化。

8. 更新和追踪：定期回顾任务清单，更新任务状态和进展。标记已完成的任务并将其从清单中移出，跟踪未完成任务的进度。

9. 灵活性和调整：任务清单不是固定不变的，根据工作和生活的变化，你需要灵活地调整和重新安排任务。随时与团队成员或相关方沟通，以确保任务清单的准确性和实时性。

10. 庆祝和奖励：在完成任务或实现重要目标后，不要忘记给自己和团队一些认可和奖励。这可以激励你们继续努力，并增强工作的满意度和成就感。

通过以上步骤和建议，你可以更好地整理和管理任务清单，提高工作效率和组织能力。记住，任务清单是一种工具，你需要与之配合，合理规划时间、设定优先级，并及时跟踪和更新任务状态。

步骤2：区分事项类别

2.1 时间管理四象限法则 

 

2.2 8/2法则

 2.3 正态分布70/30与80/20法则

标准差σ

 2.6 6σ分布

步骤3：整理任务进展

整理任务进展是管理和跟踪待办事项的重要步骤，可以帮助你了解任务的状态和进展情况。以下是一些方法和建议，帮助你有效地整理任务进展：

1. 更新任务清单：定期回顾任务清单，将已完成的任务标记为已完成，并将其移出待办事项列表。这有助于保持清晰的任务状态和准确的待办事项列表。

2. 设定里程碑和目标：为任务设定明确的里程碑和目标。将任务分解为小的子任务，并为每个子任务设定完成日期或里程碑，以便跟踪和评估任务的进展。

3. 使用标记和符号：在任务清单中使用标记、符号或颜色标记来表示任务的状态和进展。例如，使用“进行中”、“待处理”、“已暂停”或“已延迟”等标记来表示任务的不同状态。

4. 优先级和重要性：为每个任务确定优先级和重要性等级。将更高优先级的任务放在更突出的位置，并确保给予其足够的关注和时间。

5. 记录进展和备注：在任务清单或项目管理工具中，记录任务的进展、备注和关键信息。这有助于与团队成员共享任务的进展和信息，并保留一个全面的记录。

6. 进行更新会议或会谈：定期与团队成员或相关方进行更新会议或会谈，讨论任务的进展情况，解决问题和障碍，并协调下一步的行动计划。

7. 使用项目管理工具：如果涉及多个任务或项目，可以使用项目管理工具来记录和跟踪任务进展。这些工具可以提供任务分配、进度追踪、协作和通信等功能，有助于更好地管理和整理任务进展。

8. 定期回顾和调整：定期回顾任务进展，并根据实际情况进行调整。优化任务的安排、分配资源，并根据进展情况调整优先级和时间表。

9. 通报和沟通：及时与团队成员、上级或相关方进行沟通，分享任务的进展和问题，确保对任务状态和需要的支持有清晰的共识和理解。

10. 庆祝和奖励：在完成重要的任务或实现里程碑目标时，不要忘记给自己和团队一些认可和奖励。这可以提高团队士气，激励更好的任务执行和业绩。

通过以上方法和建议，你可以更好地整理和管理任务进展，保持对任务状态的清晰了解，并促进任务的及时完成和跟进。记住，任务进展的及时更新和有效沟通对于推动项目和工作的成功至关重要。

步骤4：匹配任务情境

匹配任务情境是根据任务的性质和要求，将任务分配给最适合完成该任务的人或团队。以下是一些指导原则，可以帮助你匹配任务情境：

1. 技能和专业知识：考虑任务所需的技能和专业知识，将任务分配给具备相关能力和经验的人员。确保他们具备完成任务所需的技能和知识。

2. 兴趣和动力：了解团队成员的兴趣和动力，将任务分配给对该任务有热情和动力的人。这有助于提高工作的积极性和执行效果。

3. 时间和资源：考虑团队成员的可用时间和资源，将任务分配给能够在要求的时间范围内完成任务的人。确保任务的时间限制和资源要求是可行的。

4. 团队协作和配合：考虑任务所需的协作和配合，将任务分配给能够与其他团队成员或相关方合作的人。这有助于促进团队的协作和有效的任务执行。

5. 优先级和负荷平衡：根据任务的优先级和个人负荷情况，合理分配任务，确保团队成员的工作负荷平衡。

6. 专长和经验：考虑团队成员的专长和过去的经验，将任务分配给具有相关经验和专长的人。这可以提高任务的执行质量和效率。

7. 发展机会：考虑将任务分配给那些能够从任务中学习和发展的人。这有助于提高团队成员的能力和专业发展。

8. 反馈和追踪：在任务执行过程中，及时提供反馈和支持，跟踪任务的进展和质量。这有助于保持任务的正确执行和及时调整。

请记住，合理匹配任务情境需要综合考虑多个因素，并根据团队成员的特点和能力进行决策。灵活性和沟通也是关键，确保任务分配和执行过程中的适应性和效果。

步骤5：周期性回顾

 

 

周期性回顾是一种定期对工作、项目或目标进行评估和反思的过程。

它有助于回顾过去的表现、检查进展情况、识别问题和改进机会，以及调整计划和目标。

以下是一些关键步骤和指导原则，帮助你进行周期性回顾：

1. 设定回顾周期：确定合适的回顾周期，可以是每周、每月、每个季度或每年。根据工作性质和项目时间表，选择适合的周期进行回顾。

2. 收集关键信息：收集和整理与回顾对象相关的关键信息，包括工作记录、项目进展、目标达成情况、问题和挑战等。

3. 分析和评估：对收集的信息进行分析和评估，了解过去的表现、进展和成果。识别成功的因素和问题点，并进行原因分析。

4. 确定优点和改进机会：根据分析结果，确定工作、项目或目标的优点和改进机会。认可和进一步发展优点，同时制定措施改进存在的问题。

5. 调整计划和目标：根据回顾结果，适时调整工作计划和目标。确保目标与实际情况保持一致，并根据实际表现进行必要的调整。

6. 制定行动计划：为改进机会制定具体的行动计划，明确目标、时间表和责任人。确保行动计划可行、可量化，并跟踪执行情况。

7. 与团队和相关方共享：将回顾结果和行动计划与团队成员和相关方共享，促进透明度和共同努力。确保所有人都理解回顾结果和行动计划，并参与其中。

8. 跟踪和持续改进：定期跟踪行动计划的执行情况，并评估改进的效果。持续进行周期性回顾，并根据实际需求和进展进行适时调整。

        周期性回顾是一个持续的过程，可以帮助你不断改进工作、项目和目标。它能够提高团队和个人的绩效和效率，促进持续发展和进步。

        记住，周期性回顾是一次学习和改进的机会，需要认真对待并付诸行动。