采购评标管理过程是怎样的?有哪些评标标准?
采购活动的评标是检查和比较投标的有组织的过程,以选择最佳报价,努力获得实现企业目标所需的货物、工程和服务。
评标是由一个被称为评标小组的机构负责。这个小组如何称呼,取决于企业的情况。同义词有报价审查小组、投标审查委员会或投标审查委员会等。大多数采购法律和监管框架要求它是一个特设机构,至少有三名成员具有采购方面的知识,对所采购的具体项目具有技术专长,还有一名用户实体的代表。
采购评标标准
评标标准是评价投标的标准。一般来说,评标标准可分为三类,包括(i)强制性标准,(ii)加权标准和(iii)带有强制性要素的加权标准。
强制性标准用于直截了当的评标方法中,它们被评为合格/不合格,响应/不响应或符合/不符合。它们通常用于货物采购的评审,但也可能用于服务和基础设施工程的采购。强制性标准是评价投标的第一个标准,以便剔除不符合这些要求的投标。
加权标准是可以用响应程度来衡量的标准。用来衡量响应程度的尺度取决于采购方法和采购类别。通常情况下,这适用于服务的评审。
带有强制性要素的加权标准是指规定了强制性最低要求的标准,并在该最低要求之上进行衡量。例如,可以规定顾问至少精通两种国际语言的要求,如果额外的语言增加了要求的价值,则可以为具有额外国际语言能力的人分配一个额定分数。
采购评标过程的各个阶段
采购评标过程分为四个基本阶段,包括:(1)对正式资格要求的响应性进行初步审查;(2)对是否符合技术要求进行评价;(3)价格/财务评价;(4)资格后评估/尽职调查。
1、初步审查对正式资格要求的响应性。
在初步审查期间,将对投标书进行审查,以确保它们来自合格的企业或国家,投标书的提交符合所有要求,投标担保(如果需要)是有效的,并且符合税收和其他法律及商业要求。所有在此阶段被确定为不具响应性的投标将不被考虑进入下一阶段。
2、评价是否符合技术要求。
在这个阶段,专家组评估是否符合规定的质量(规格)。他们还会考虑投标人的经验、交货时间表、对指定数量的遵守情况、工作时间表、售后服务、保修和招标文件中规定的其他要求等问题。
然而,这些都不是固定的,而是根据特定情况预先确定的。不符合技术要求的投标书不被考虑用于价格/财务评估。在价格评估之前,所有不符合要求的投标将被列出,并记录其不符合进一步评估的明确原因。
3、价格/财务评估。
在这一阶段,评审小组审查报价是否有计算错误,并根据采购类型(货物、服务或工程),考虑诸如临时金额和折扣等因素。
在多于一种货币的情况下,如招标文件中所述,所有货币均根据指定来源的汇率转换为单一货币进行评估。然后对修正/评估后的价格进行比较,并从响应性最低的评估出价开始按顺序排列出价。
4、资格后审/尽职调查。
此活动适用于响应性最低的评估投标。对于一些已对投标人进行资格预审的组织,将对响应性最低的评估投标人进行验证,以确定该投标人仍符合资格预审要求。未进行资格预审的,按照招标文件规定的标准进行资格后审。
学会利用工具简化流程
招投标管理系统提供了一个集中安全的在线解决方案,该方案简化和电脑化一些与发出招标公告、监督招标响应相关的费时过程。
现代采购招标管理系统——8Manage SRM,支持招标全流程电子化管理,涵盖招投标过程的各个方面,从授权、通知、资格预审和发出招标邀请书,到评标和合同履行,甚至合同管理,帮助企业规范招投标流程。
SRM系统可以与供应商实时协同,有助于企业和供应商之间的信息交换。在招标立项阶段,系统通过规则设定和量化评分对供应商进行入围筛选,确定入围供应商。
在评标过程,你可通过自动报价排名或综合评分表对供应商进行综合评标,根据分数得出推荐中标供应商,进入定标审批流程。
系统全程提供审计跟踪记录,自动记录整个招标过程中所有信息的查看及修改记录,实现更加严谨的招标过程管控。特别值得一提是,SRM采购招标管理系统还可以检测潜在的欺诈行为,如虚假供应商、投标人的串通和操纵、回扣和腐败付款等,减少招标过程中不诚实操作的几率,营造公平公正公开的招标管理规范。
总的来说,运用电子采购招标系统可以极大改善传统招标评标工作的不足之处。
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