英文科技论文写作与发表-投稿到发表（第6章）

1 投稿到发表

本章介绍典型会议和期刊从投稿到最终录用或退稿的全过程，期刊从投稿到最终录用或退稿的过程在各种不同学科领域差别不大。会议主要针对计算机科学及其相关领域（如电子、信息、其他工程类）的会议。最后总结几条怎样提高论文命中率的经验之谈。

1.1会议

不同的科技领域，会议的功能和认可度差别很大。但在计算机及相关的领域里，会议论文正在变得越来越重要，甚至比同领域的一流期刊更难录用。所以这里主要介绍计算机相关领域内会议要求、评审、录用、发表等过程。

IEEE(Institute of Electrical and Electronics Engineers)是目前世界上最大的工程师协会，ACM（Association for Computing Machinery）则是世界上最大的计算机协会。这两个协会赞助（sponsor)和合作（cooperate）很多国际会议。赞助的会议在会议名称前都会带IEEE或ACM;而合作的则不能在会议名称带IEEE或ACM,论文的接收率会高很多，其被认可度也相应低很多。这两种性质的会议录用都是由IEEE或ACM出版社出版（IEEE里有很多分会，各分会都有自己的出版社，如CS Press就是Computer Society分会的出版）。

现在很多会议还附带几个Workshops(工作坊)和Tutorials(教程)。鉴于Workshop的论文在评审和质量把控上通常不如主会，有的甚至接下被主会拒绝的稿件，而Tutorial通常只是领域专家开设的某一专题的短课，不发表论文，所以一下不考虑Workshops(工作坊)和Tutorials(教程)。很多会议还有不同类型的稿件渠道，如Doctoral Consortium(DC, 博士生论坛)和New Idea and Emerging Results(NIER,新想法和结果)，除了多一些特殊要求，但其评审和录用过程和主会的普通全文（full papers或regular papers，只是不同会议的叫法不同而已）几乎一样，所以建议参考以下关于主会全文的介绍。

1.2 会议的投稿、评审、录用、发表过程

1.2.1投稿

首先需要知道会议所涵盖的范围（scope）。然后需要知道该会议对字数或页数的要求。建议书写篇幅一定要达到会议所限制的页数上限，否则审稿人会认为论文内容太单薄。

有些会议是双盲评审，即作者不知道谁是审稿人，审稿人也不知道谁是作者。这就要求论文匿名，也就是说，不能放作者姓名和单位，不能在论文里显式引用或点明自己过去的工作。在文献列表里不能列出自己发表过的论文。

1.2.2审稿

会议论文都是由会议的程序委员会委员（Program Committee members, PC members）评审。整个过程包括以下几步：

（1）在截稿日期之后，Program Chair(s)邀请PC members 在网上投稿系统里标注（bidding）自己愿意评审的论文。

（2）PC chair(s)根据PC members的标注，在系统里为每篇论文指派（assign）2~5个PC members作为审稿人，然后通知他们开始评审。

（3）PC members一般会有3~8个星期的时间审稿。很多会请自己的博士生甚至硕士生评审。

（4）有的高质量会议这时会给作者一个驳斥（rebuttal）审稿人评语的机会，大约7~10天。只要平均总评分数不是太低，作者最好利用这次机会。尤其是对不同审稿人对于同一问题的相反评语，和作者认为完全错误或误解了的评语。有的会议没有这一步，就直接进入下一步，即决定（decision）。

（5）截稿日期的4~10周之后，作者会收到PC Chair(s)的邮件通知（notification）,告知根据评审结果所做的决定，是录用（accept）,还是拒稿（reject）,以及几个匿名审稿人的评审意见。

1.2.3修改及终稿发表

论文被录用之后，作者还可以修改完善，根据所要求的具体格式准备终稿（camera-ready version）,去除页数（Program Chair(s)将会插入该论文在会议录里的页数），插入会议的具体信息、论文集出版编号、标准的版权说明文字等。最后在系统里提交终版文档，同时提交所需的版权声明。论文中所用的图表最好都是自己制作而成，或是自己系统生成的截图。如果使用别人论文或书籍里的图，则需要得到书面许可（written permission）,最容易的方法就是发电子邮件给原图作者，告知使用目的，请求允许使用，只要原作者回复邮件同意，则可使用之。如不同意，或者没收到回复，则删除该图。如果是示意图，作者也可以自己做一个。

1.3 期刊

目前大多数期刊还在沿用传统的版权政策，即Copyright Transfer(版权转让)。作者签了版权转让协议就把版权转让给了出版社，不用交费用。出版社收大学图书馆的订阅费和读者从期刊网站的下载费。

近些年随着Web的不断成熟，网上直接刊登电子版文章既节约成本，又可以最快速度与读者见面。各大出版社随之推出一种新的商业模式，即Open Acess(开放获取)。作者付一笔版面费，允许出版社在期刊网站上在线出版，任何人都可以免费下载。对于广大读者来说，这是一个利好政策。

所以把期刊根据其版权政策大体分为三类：版权转让型，开放获取型和混合型。最后一种就是以上两种政策并用，论文被录用之后，作者可以选择其中一种版权模式，多数这种期刊在最后录用文章以后，才要求作者选择。

会议论文在期刊发表

有的会议与特定期刊有合作协议，每年的这些会议都会有对应一期合作期刊的专刊（special issue）。主要有两种合作方式：

第一种方式，专刊可以将会议里录用的所有full papers(或叫regular papers,以下简称全文)修改了的最终版本直接刊登，会议本身不出版正式的会议录。比如，目前计算机专业领域内的IEEE Visualization 和ACM SIGGRAPH会议就是分别对应于IEEE Transactions on Visualization and Computer Graphics(TVGG) 和 ACM Transactions on Graphics(TOG),即，每篇IEEE Visualization录用的regular paper都直接成为TVGG的期刊论文，每篇ACM SIGGRAPH录用的technical paper都直接成为TOG的期刊论文。       

第二种方式是，录用了的会议论文全文收录在正式出版的会议录里，所以算公开发表。会议组织者（通常是Program Chairs, 作为专刊的特邀编辑guest-editors）从所有录用的全文里选出最好的几篇推荐到相应的专刊。作者必须增加很多内容扩充其论文，否则算重复发表。然后再由期刊安排评审，也有的是期刊和会议一起安排评审。其后的审稿到发表过程与正常期刊一样，但是审稿周期往往会快很多。

1.4期刊的投稿、评审、修改、录用及发表过程

1.4.1投稿

投稿前，需要找到适合自己文章的期刊。对于不熟悉或没有投过稿的期刊，应仔细阅读其投稿须知（author instructions 或叫 author guidelines）。期刊涵盖的范围，字数或页数的限制等。

多数期刊都是网上投稿，填写题目、作者、摘要、关键字、是否投的是当下的某专刊或特刊，上传cover letter(投稿信)和文档。有的上传多媒体文件、论文的闪光点文档以及签了字的版权协议文档。有的期刊还要求在文章的固定位置声明每个作者对该文章的贡献以及声明无利益冲突。

有的期刊允许作者推荐审稿人。强烈建议利用这样的机会，推荐对自己工作熟悉、在会议上交流过或曾经讨论过相关工作的审稿人。但应该注意，推荐的审稿人不能与该文章的任何作者有利益冲突，比如同单位的，过去5年内的合著者等。

1.4.2审稿

当期刊网站上收到投稿后，主编（editor-in-chief）会指定一个副编辑（associate editor）或者他/她自己，作为该文章的处理编辑（handling editor,以下就简称为编辑）。

期刊的评审周期差别很大。作者会收到第一轮通知，告知通讯作者：编辑根据评审结果所做出的决定，并附上几个匿名审稿人的评审意见。

编辑的决定可能会是：

（1）accept,即录用。通常第一轮不可能不需修改就录用。

（2）minor revision,即小改。这基本上是最好的结果，下一轮录用的机会非常大。

（3）major revision,即大改。很多情况下会是这个结果，只要认真修改，下一轮还是很有机会被录用的。

（4）reject,即退稿或拒稿。有的期刊会明确说，该论文不可以再投本刊。如果没有明确这样说，作者还可以修改后再投。

无论审稿决定是要大改还是小改，或者有些期刊的首轮通知不明确说大改或小改，而只是说需要修改之后重新评审，编辑都会明确要求作者在下一轮时提供根据评审意见逐条修改的列表。有的期刊还明确要求在一轮修改后提交的论文里标注修改的地方。

1.4.3修改

在收到小改、大改甚至退稿的通知后，需要修改论文（即使是退稿，是否重投该期刊或改投他处，也建议修改）。如果修改是论文是否最终被录用的关键，这里强调做一个修改文档（或叫修改列表）的极端重要性。编辑在通知里可能会明确要求，在提交修改稿时，需要同时提交修改文档，或写在cover letter里。

具体修改和编写该文档的做法可以这样：

（1）将所有审稿人的评审意见（有时编辑也会总结一些意见，也会包括进来）复制到一个空白文档里；

（2）最开始，要感谢该编辑以及审稿人的建设性评语，通篇你论文已经严格按照所有评语改好；

（3）针对每一条评语或意见，仔细修改论文的相应部分，然后在本条意见下面简要说明论文是怎样修改的，具体在哪部分。最好用不同颜色或不同字体，并用“Response:”或类似字眼明确标注。不要漏掉任何一条意见，哪怕针对一个拼写错的纠正，也要注明已改。

（4）即使不同意审稿人的意见，也不要在这里辩驳，最多委婉说明（如，为什么不好修改）；

（5）论文里修改过的部分也最好用不同颜色或高亮标注。

处理该篇论文的编辑会首先查看修改文档里的条目和对应的论文部分，是否全部认真修改了，如果没有，很可能被直接退稿。如果修改得很全面，之前得决定又是小改（minor revision），则很可能就会直接录用。如果之前是大改（major revision）,编辑多半会再请同样的审稿人评审。但如果审稿人意见不统一，或者矛盾，编辑这时很可能或多邀请一位审稿人。这样便进入第二轮审稿，也就是二审。取决于作者修改得是否彻底，这个过程有可能会重复，进入第三、第四甚至第五轮，或者退稿。对于修改得不彻底得论文，有时在二、三审之后，编辑就决定退稿。所以作者在第一轮就应该全面、彻底地仔细修改，之后被录用地机会就会非常大。

在编辑给作者的通知中，都会给一个提交修改版的截止日期，通常从通知日到截止日有一到三个月的时间。也有的期刊不明确给定多长时间修改。我们这里建议一个作者需要把握的大体时间尺度；大改（major revision）的时间在一个月左右，小改（minor revision）则不超过两周。超过给定的修改时间很有可能被拒，所以一旦收到修改通知，必须将修改任务当作最紧迫的事来做。

1.4.4退稿或录用以及校对

文章在一审，甚至二审、三审以后可能被退稿（reject）,或者被录用。如果被退稿，不要灰心，根据评审意见仔细修改，转投他处。

如果被录用，则还是需要根据最后一次的评审意见（应该只是小改）修改妥当，再提交终版。期刊通常会同时要求提交版权声明，如前所述，如果该期刊属于混合型的，这时需要选择版权转让或开放获取。

出版社将录用的论文排版之后会给作者发一份校对版，不确定的地方会给出疑问（如标注Q1,Q2等），一般限定在24~48小时之内返回校对结果。作者需要毫无悬念地一一解答这些具体疑问，同时应该根据出版社提供地校对标注方式，在校对版地PDF文献上明确标注需要修改或更正的地方。注意，出版社对校对版的修改篇幅有明确说明，一般不允许大改动，最多一两句话和一些术语、标点符号、数字错误等很小范围的修改。

1.4.5发表周期

加上修改、再审、最终排版等过程，一篇期刊论文从投稿到发表可能需要2~3年时间。在计算机领域里的深度学习，滞后一年以上的成果可能就已经过时了，所以会有arXiv.org这样的网站出现，以便让作者可以先非正式地在网上发表。

1.5怎样提高命中率

按照以下八项要求去做，论文被录用地机会将会大大提高：

（1）模仿在顶级会议或顶级期刊上发表地论文的讲故事顺序、写作风格和呈现（如图、表、截屏等）格式。

（2）对于任何新概念和方法，作为自己的贡献时，都要提出完全的论据，包括定义、实现、实验结果等。做到每一项贡献（claim）都无懈可击。

（3）初稿给自己导师看，再请课题外同学或朋友读一遍，认真听取他们的反馈意见。再请同领域的专家阅读、提建议，最好能与他们合作。

（4）不要出现低级错误，如语法和拼写错误。自己都读不满意的论文，一定不要投出去。

（5）找到涵盖自己论文方向的会议或期刊，遵守投稿须知里的硬性要求，不要错过网上投稿步骤和要求的材料。

（6）不要错过相关文献及其引用。投某会议或期刊前，详尽搜索该会议或期刊过去发表过的相关论文，并引用它。引用会议程序委员会主席和委员的相关论文，或期刊的主编及编委的相关论文。

（7）收到评审意见后，及时、认真、仔细地修改，并及时提交修改文档和修改稿。

（8）按时提交会议的最终排版稿（camera-ready）,或期刊的校对稿。

bibliographic data   数目数据

dissertation             论文

in a sound way        以健全的方式

opportune                适当的

some typos             一些错别字

manuscript             手稿

sound                     合理的

introduction           引言

state                        陈述

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[1]张康. 英文科技论文写作与发表[M].北京：清华大学出版社, 2020.