实施电子采购的6个有效步骤

耗时又费力，手动采购之苦相信大家都受够了，现在越来越多的企业正在实施电子采购策略。根据CIPS的《2022年采购与供应数字化报告》，多达95%的企业在采购与供应商管理中采用了技术。

但采用技术并不能保证立竿见影的效果。企业需要制定好电子采购战略，以指导采购和供应流程。该战略是一项通过自动化工具以最具成本效益的方式获取必要供应品的计划。

创建和实施电子采购战略的6个步骤

要制定有效的电子采购战略并取得预期效果，需要进行适当的规划。

步骤 1：审查当前的采购战略

在着手制定新的采购战略之前，请先花些时间分析现有战略。

通过分析当前的采购流程，你能更清楚地了解其优缺点。这样，你就可以列出需要改进哪些地方，将其应用在新的电子采购战略中。

在审查当前的采购战略时，首先搞清楚以下问题：
● 谁是你的供应商？
● 有哪些合规检查？
● 谁是表现最好的供应商，谁是表现最差的供应商？
● 供应品的平均交付时间是多久？
● 有哪些跟踪支出的系统？

如果只使用手动流程，获取其中一些信息可能会很困难。花时间和精力去追踪可用信息是值得的。

步骤 2：记录当前战略的不足之处

在了解了当前的采购流程后，概述一下其不足之处。

找出流程中的缺陷有助于了解其对企业造成的负面影响。更重要的是，你可以在新的电子采购战略中集思广益，找出解决方案。

说到采购流程中的缺陷，以下是应注意的一些问题：
● 异常支出
● 总拥有成本（TCO）高
● 延迟交付订单
● 依赖传统采购软件
● 员工绕过采购程序

找出这些问题，就能发现当前流程的不足之处，以及如何在电子采购战略中加以改进。

例如，你可能会发现清单中包括一些不可靠的供应商，这导致目前的采购流程出现短缺。你需要审查供应商名单并寻找替代者。

步骤 3：让利益相关者参与进来

确定了之前计划中的不足之处后，下一步就是列出新采购战略可能影响的利益相关者名单。没有利益相关者的必要参与，你的战略几乎不可能实施。

此外，利益相关者还可以指出现有计划中遗漏的不足之处。他们还可以提出改进新采购计划的建议，帮助企业实现业务目标。

因此，请列出一份从财务团队到供应商和最终用户的利益相关者名单。该名单应包括新电子采购计划可能影响到的任何人。

步骤 4：制定电子采购计划并设定KPI

管理层批准了你的电子采购战略后，接下来该制定计划并设定明确的KPI。这样做将有助于制定一个具体的实施计划。它还将帮助你设定正确的预期，即在战略实施后，团队和企业应该期待什么。

在选择电子采购关键绩效指标时，还应确保该指标与更广泛的企业目标相联系。

比方说，企业希望削减成本，你应该重点关注帮助公司实现这一目标的 KPI，比如关注采购订单成本、避免采购成本和降低采购成本等 KPI 。

步骤 5：使用电子采购软件

执行和管理有效的电子采购战略涉及许多活动部分。手动或使用传统软件管理所有这些部分既耗时又费力。

因此，你应选择能很好完成工作的采购管理软件。使用合适的工具有助于将采购流程整合到一个地方。这意味着不同部门的利益相关者或工作人员都可以轻松协作。

那么，好用的采购管理软件应具备哪些功能呢？

● 与财务会计系统集成
● 支持从采购到付款的整个周期
● 具有快速、定制的审批工作流程
● 提供支出洞察和报告
● 支持费用管理
● 提供供应商管理功能

使用8Manage SRM可以完全实现电子采购的好处。该软件可处理电子招标、采购申请、采购订单、供应商管理、合同管理与发票等，还可以轻松地与财务和会计工具集成，使企业能够端到端自动化整个采购流程。

不仅如此，你还可以通过8Manage SRM为不同地点或部门的员工创建自定义预算，跟踪多个部门的支出，了解每个部门的支出情况。系统一站式的采购服务将帮助企业实现所期望的效率、生产力和节省。

步骤 6：实施和审查

选定采购软件后，就该实施了。

你应检查是否有足够的资源来实施电子采购战略。另一方面，注意不要给员工施加太大压力。

当决定在企业中实施电子采购战略时，请务必传达其对企业的影响。与人力资源团队和各部门主管合作，发布有关变化和新采购准则的重要信息。不要忘了让外部利益相关者和供应商参与进来，因为他们也是流程的一部分。

总结

与使用传统方法相比，制定电子采购战略可提供更有效的解决方案。如果方法得当，它可以帮助企业降低成本，改善与供应商的关系。

更重要的是，使用8Manage SRM这样的实时**电子采购管理软件**可对采购每个环节进行严密的跟踪与管理，有助于简化整体采购流程，并提高企业支出的可视性，从而使采购策略取得更好的效果。