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财务管理系统报账和挂账分别什么区别！报销又是什么【第三期】

news 2025/9/14 10:52:39

前言

已经写了两期
财务管理系统之saas多租户架构是什么以及分库分表以及如何选择分布式事务方案

【程序员聊业务】财务管理系统之模块分类

报账和挂账概念

报账是指企业或个人因业务需要而发生的各项费用支出，在支付后，需要将相关的票据、凭证等提交给企业的财务部门进行审核和记录的过程。报账的目的是为了确保每一笔支出都有明确的用途和合法的凭证支持，以便于企业进行成本控制和财务分析。报账流程通常包括提交报账申请、财务审核、报销支付等步骤。
挂账

挂账则是指将某些尚未结清的款项暂时记录在账上，等待后续处理的一种会计处理方式。挂账的款项可能包括应收账款、应付账款、预收账款、预付账款等。挂账的目的是为了反映企业的实际财务状况，确保账目的完整性和准确性。挂账项在未来某个时间点，当相关的交易完成或款项结清时，会进行相应的会计处理，如收款、付款或冲账等。
区别和联系

目的不同：报账主要是对已经发生的费用进行审核和记录，确保费用的合理性和合法性；而挂账则是对尚未结清的交易进行临时记录，反映企业的财务状况。
处理对象不同：报账处理的是具体的费用支出，需要有相应的票据和凭证；挂账处理的则是各种未结清的款项，如应收应付等。
处理时机不同：报账通常在费用发生后立即进行；挂账则根据款项的结清情况，在未来某个时间点进行处理。

尽管报账和挂账在财务管理中有着不同的含义和作用，但它们都是确保企业财务管理规范、有效的重要环节。通过准确的报账和挂账处理，企业可以更好地控制成本、管理现金流，并做出合理的财务决策。

报账和挂账流程

报账流程

提交报账申请：

员工通过系统界面填写报账信息，包括费用类别、金额、相关说明等，并上传相应的凭证附件。
提交的报账信息将被保存到ExpenseReports表中，状态设置为“审核中”。

财务审核：

财务人员在系统中查看待审核的报账申请，可以查阅ExpenseReports表中状态为“审核中”的记录。
财务人员审核报账信息和凭证的真实性和合规性。审核通过后，更新ExpenseReports表中的记录状态为“已批准”，否则为“已拒绝”。

报销支付：

对于审核通过的报账申请，财务人员进行报销支付操作，支付完成后可能会更新ExpenseReports表中的记录，标记为“已支付”。
相关的财务凭证信息将被记录到Vouchers表中，用于财务核算和报表生成。

挂账流程

记录挂账信息：

当企业发生应收或应付款项时，相关信息被录入到AccountsReceivablePayable表中。例如，对于应收账款，记录客户信息（从Partners表中获取）、金额、到期日等信息；对于应付账款，记录供应商信息、金额、到期日等。
挂账记录的状态初始为“未结清”。

款项结算：

当应收款项收到或应付款项支付时，财务人员在系统中更新AccountsReceivablePayable表中相应记录的状态为“已结清”。
同时，记录相关的财务凭证到Vouchers表中，反映这一财务活动。

定期审查：

财务人员定期审查AccountsReceivablePayable表中的挂账记录，跟踪未结清款项的状态，必要时与客户或供应商沟通，确保款项按时收付。

涉及表结构

员工信息表（Employees）

用途：存储员工的基本信息，用于报账时识别报账人。
字段：员工ID、姓名、部门、职位等。

费用类别表（ExpenseCategories）

用途：定义各种费用的类别，如差旅费、办公费等，用于报账时分类费用。
字段：类别ID、类别名称、描述等。

报账记录表（ExpenseReports）

用途：存储报账的详细记录，包括报账人、报账金额、费用类别等。
字段：报账ID、员工ID、报账日期、费用类别ID、金额、状态（审核中、已批准、已拒绝）、凭证附件等。

应收应付账款表（AccountsReceivablePayable）

用途：记录挂账的款项，包括应收账款和应付账款。
字段：记录ID、类型（应收/应付）、关联方ID、金额、到期日、状态（未结清、已结清）等。

关联方信息表（Partners）

用途：存储与企业有财务往来的外部单位或个人信息，用于挂账管理。
字段：关联方ID、名称、类型（客户/供应商）、联系信息等。

凭证表（Vouchers）

用途：存储财务凭证信息，用于报账和挂账的财务核算。
字段：凭证ID、日期、摘要、金额、借贷方向、相关账户等。

结合flowable简单梳理流程

步骤 1: 添加Flowable依赖
首先，确保你的Spring Boot项目中包含了Flowable的依赖。在pom.xml文件中添加：

<dependency><groupId>org.flowable</groupId><artifactId>flowable-spring-boot-starter</artifactId><version>6.6.0</version>
</dependency>

步骤 2: 定义流程
使用BPMN 2.0定义你的报账和挂账流程。你可以使用Flowable Modeler来设计流程图。流程图应包含所需的任务、网关、事件等元素。
例如，一个简单的报账流程可能包括以下步骤：

提交报账请求。
财务审核。
审核通过或拒绝
步骤 3: 部署流程定义
将设计好的流程定义（通常是一个.bpmn20.xml文件）放入Spring Boot项目的resources/processes目录下。Flowable会在应用启动时自动部署这些流程定义。
步骤 4: 启动流程实例
在你的Spring Boot应用中，你可以通过注入RuntimeService来启动一个流程实例：

@Autowired
private RuntimeService runtimeService;public void startProcess() {Map<String, Object> variables = new HashMap<>();variables.put("applicant", "user1");variables.put("amount", 1000);runtimeService.startProcessInstanceByKey("expenseProcess", variables);
}

确保"expenseProcess"与你的流程定义中的id相匹配。
步骤 5: 处理任务
根据流程的不同阶段，你可能需要查询和完成任务。这可以通过TaskService实现：
报账流程服务ExpenseReportService

@Service
public class ExpenseReportService {@Autowiredprivate RuntimeService runtimeService;@Autowiredprivate TaskService taskService;@Autowiredprivate ExpenseReportRepository expenseReportRepository;public void startExpenseReportProcess(ExpenseReport expenseReport) {ExpenseReport savedReport = expenseReportRepository.save(expenseReport);Map<String, Object> variables = new HashMap<>();variables.put("applicant", savedReport.getApplicant());variables.put("amount", savedReport.getAmount());variables.put("reportId", savedReport.getId());runtimeService.startProcessInstanceByKey("expenseReportProcess", variables);}public void reviewExpenseReport(Long reportId, boolean approved, String reviewComment) {ExpenseReport report = expenseReportRepository.findById(reportId).orElseThrow(() -> new RuntimeException("Report not found"));report.setStatus(approved ? "APPROVED" : "REJECTED");report.setReviewComment(reviewComment);expenseReportRepository.save(report);// 假设我们已经查询到了对应的任务IDString taskId = ...;Map<String, Object> taskVariables = new HashMap<>();taskVariables.put("approved", approved);taskService.complete(taskId, taskVariables);}
}

reviewExpenseReport这个术语或函数名在财务管理系统或类似应用中通常指的是“审查报销报告”的过程。它的作用是执行对一个报销报告（Expense Report）的审核操作。

这个过程可能包括以下几个方面：

验证费用：检查报销报告中列出的费用是否符合公司政策，是否有相应的凭证支持（如收据、发票等）。
审批决策：基于费用的合理性和凭证的有效性，决定是否批准这些费用的报销。这可能包括全额批准、部分批准或拒绝报销。
记录审批意见：在报销报告中记录审核过程中的任何意见或决策理由，包括为什么某些费用被批准或拒绝。
更新报销状态：根据审批结果，更新报销报告的状态，如从“待审核”更新为“已批准”、“部分批准”或“已拒绝”。
在实际的软件系统中，reviewExpenseReport方法可能需要接收一些参数，如报销报告的ID、审批者的决策（批准或拒绝）、审批意见等，然后根据这些信息更新数据库中的报销报告记录。
例如，在一个简化的场景中，reviewExpenseReport方法的实现可能会涉及查询数据库中的特定报销报告，检查提交的费用明细，与公司的报销政策进行对比，然后根据审核结果更新报告的状态和记录审核意见。这个过程是财务管理系统中处理报销流程的关键步骤之一。

步骤 6: 监听流程事件
你可以通过实现Flowable的事件监听器来响应流程中的各种事件，例如任务的完成或流程的结束。

@Component
public class ProcessEventListener implements FlowableEventListener {@Overridepublic void onEvent(FlowableEvent event) {switch (event.getType()) {case TASK_COMPLETED:// 处理任务完成事件break;case PROCESS_COMPLETED:// 处理流程完成事件break;// 其他事件...}}@Overridepublic boolean isFailOnException() {return false;}@Overridepublic boolean isFireOnTransactionLifecycleEvent() {return false;}@Overridepublic String getOnTransaction() {return null;}
}

报销与报账

报销通常被视为报账的一种形式。在财务管理和会计实践中，报账（Expense Reimbursement）是指个人或员工为了工作或业务目的而垫付的费用，之后向所属组织或公司申请返还这些费用的过程。报销（Reimbursement）就是这一过程的核心，即组织或公司对这些垫付费用的返还行为。
报账流程通常包括以下几个步骤：

提交报账请求：员工需要提交一份报账请求，通常包括费用的详细说明、相关的收据或发票等证明文件。
审核：相关部门（如财务部门）会审核这份报账请求，确认费用的合理性和准确性。
批准：审核通过后，报账请求会得到批准。
报销：最后，公司会将相应的费用返还给员工，这个过程就是报销。
因此，报销是报账流程的一个重要组成部分，是实现费用返还的具体行动。在日常语言和实践中，报账和报销这两个术语有时会互换使用，但从严格意义上讲，报账是指整个费用返还的流程，而报销是指流程的最终步骤——即费用的返还。

前端vue3 画报账流程页面如何和flowable结合

将Vue 3前端应用与Flowable工作流引擎结合，主要涉及到前端界面的构建和后端API的设计，以便前端可以与Flowable交互，执行如启动流程、完成任务等操作。以下是一个基本的集成步骤概述：
步骤 1: 设计后端API
首先，你需要在Spring Boot应用中设计一组REST API，这些API将作为Vue前端和Flowable引擎之间的桥梁。这些API可能包括：
启动流程实例
查询任务列表
完成任务
查询流程状态
例如，创建一个API来启动报账流程：

@PostMapping("/api/expense/start")
public ResponseEntity<?> startExpenseProcess(@RequestBody ExpenseRequest expenseRequest) {// 调用Flowable服务启动流程实例，传入必要的流程变量// 返回流程实例ID或其他相关信息
}

步骤 2: 创建Vue 3前端页面
在Vue 3应用中，你可以创建组件来展示报账流程的各个环节，如填写报账单、显示待办任务、提交审核结果等。

报账单提交页面：创建一个表单，让用户输入报账信息，如费用明细、金额等，并提供一个提交按钮。
待办任务列表：展示当前用户的待办任务列表，可以使用Flowable的API查询到这些任务，并在前端展示。
任务处理页面：对于每个任务，提供相应的操作界面，如审批报账单，用户可以批准或拒绝，并填写评论。
步骤 3: 前端调用后端API
在Vue组件中，使用Axios或Fetch API等HTTP客户端库来调用后端API，以执行流程操作。

reviewExpenseReport的触发手动触发

用户操作：在Vue 3应用中，用户完成报账单的审核操作，选择批准或拒绝，并可能填写一些审批意见。
调用API：用户操作触发一个事件，前端应用通过HTTP请求调用后端的reviewExpenseReport API，传递用户的决策和其他相关信息。
后端处理：
后端接收到请求，解析用户的决策和意见。
执行业务逻辑，如更新报账单的状态，记录审批意见等。
调用Flowable API来完成流程中的相应任务，推进流程到下一步。
反馈结果：后端处理完成后，向前端返回操作结果，前端根据结果更新界面，如显示操作成功的消息，刷新任务列表等。

reviewExpenseReport的触发时机如何与flowable结合（自动触发）

通常是基于流程定义和流程引擎的状态管理。例如，当报销流程进入到“财务审核”环节时，流程引擎会根据流程定义自动调用相应的服务任务（可能就是执行reviewExpenseReport方法）来进行审核处理。这种方式更多地依赖于流程引擎的自动化管理，减少了人工干预，适用于流程较为固定和自动化程度高的场景。

<bpmn2:process id="expenseProcess" name="Expense Process" isExecutable="true"><!-- 其他流程定义 --><bpmn2:serviceTask id="reviewExpenseTask" name="Review Expense Report"><bpmn2:extensionElements><flowable:field name="reportId"><flowable:string><![CDATA[${reportId}]]></flowable:string></flowable:field><flowable:field name="approved"><flowable:string><![CDATA[${approved}]]></flowable:string></flowable:field><flowable:field name="reviewComment"><flowable:string><![CDATA[${reviewComment}]]></flowable:string></flowable:field></bpmn2:extensionElements><bpmn2:implementation>org.flowable.engine.impl.bpmn.behavior.JavaDelegate</bpmn2:implementation><bpmn2:operationRef>reviewExpenseOperation</bpmn2:operationRef></bpmn2:serviceTask><!-- 其他流程定义 -->
</bpmn2:process>

在这个示例中，serviceTask元素定义了一个服务任务，用于调用reviewExpenseReport方法。extensionElements部分可以用来传递参数给这个方法，例如报销报告的ID、审核结果（批准或拒绝）以及审核意见。这些参数通过流程变量（如 ${reportId}、$ {approved}、${reviewComment}）传递。
实现JavaDelegate
为了让服务任务能够执行reviewExpenseReport方法，你需要在Java中实现一个JavaDelegate接口，并在服务任务中引用这个实现。例如：

public class ReviewExpenseDelegate implements JavaDelegate {@Autowiredprivate ExpenseReportService expenseReportService; // 假设这是你的服务类@Overridepublic void execute(DelegateExecution execution) {Long reportId = (Long) execution.getVariable("reportId");boolean approved = (Boolean) execution.getVariable("approved");String reviewComment = (String) execution.getVariable("reviewComment");expenseReportService.reviewExpenseReport(reportId, approved, reviewComment);}
}

在这个ReviewExpenseDelegate类中，execute方法会从流程执行上下文中获取变量，并调用ExpenseReportService中的reviewExpenseReport方法。
配置服务任务
最后，确保在你的bpmn20.xml文件中正确引用了这个Java类。这通常通过设置服务任务的class属性来实现，指向你的JavaDelegate实现

<flowable:serviceTask id="reviewExpenseTask" name="Review Expense Report"flowable:class="com.example.workflow.delegate.ReviewExpenseDelegate"/>

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