项目采购管理

目录

1.概述

2.三个子过程

2.1.规划采购管理

2.2.实施采购

2.3.控制采购

2.4.归属过程组

3.应用场景

3.1.十个应用场景

3.2.软件开发项目

3.2.1. 需求识别和分析

3.2.2. 制定采购计划

3.2.3. 发布采购请求

3.2.4. 供应商评估与选择

3.2.5. 合同签订

3.2.6. 采购管理与监督

3.2.7. 验收与支付

3.2.8. 记录与总结

3.3.案例

4.总结

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1.概述

项目采购管理包括从外部获取所需的材料、服务和成果，以便满足项目的需求。确保项目能够按照预期获得内部无法提供的资源和服务。

2.三个子过程

项目采购管理由三大子过程组成：规划采购管理、实施采购和控制采购。帮助确定哪些项目需求可以最好地通过购买或合约形式满足，并确保交付物符合预期。

2.1.规划采购管理

含义：
规划采购管理是制定如何从外部获得必要资源和服务的过程，包括识别哪些资源和服务需要通过采购获得，以及如何开展那些采购活动的详细计划。

输入：

• 项目管理计划
• 需求文档
• 风险登记册
• 活动资源需求
• 项目进度计划
• 项目预算
• 供应商市场环境

工具和技术：

• 专家判断
• 数据分析
• 会议
• 制定各类采购策略（如固定价格、成本加成等）

输出：

• 采购管理计划
• 采购工作说明书（Procurement SOW）
• 采购文件
• 采购策略
• 单一来源采购和合同类型选择

2.2.实施采购

含义：
实施采购是获取供应商投标或报价,选择供应商并授予合同的过程。

输入：

• 采购管理计划
• 采购文件
• 卖方建议
• 供申请售方案
• 决策采购SOW
• 资格和法律要求

工具和技术：

• 投标者会议
• 独立估计
• 广告
• 评估技术（如打分机制、加权的评分模型等）

输出：

• 选择好的卖方
• 卖方协议
• 资源日历
• 更新项目管理计划
• 更新的项目文件

2.3.控制采购

含义：
控制采购是以管理供应商和合同执行为目标，检查卖方的绩效，确保合同条款得到满足，最终对采购进行收尾和验收的过程。

输入：

• 项目管理计划
• 采购文件
• 卖方合作协议
• 按照质量标准及合同条款对卖方交付物进行检查

工具和技术：

• 合同变更控制系统
• 行政审查
• 报告审核
• 检查和审计

输出：

• 有限绩效和评价报告
• 关闭采购
• 更新项目文档

2.4.归属过程组

• 规划采购管理：规划过程组
• 实施采购：执行过程组
• 控制采购：监控过程组

3.应用场景

3.1.十个应用场景

1.建设项目：需要大量建材和劳动力，通过专业的施工单位来实现。
2.软件开发项目：通常会采购第三方的开发工具或外包一部分开发工作。
3.科研项目：可能会采购专门的实验设备和材料。
4.市场推广项目：会聘请广告公司来设计和投放广告。
5.基础设施建设项目：需要采购大型机器设备。
6.制造企业的新产品开发：需要采购高精度的零部件。
7.医院建设项目：需要购买医疗设备和安装服务。
8.IT数据中心升级项目：可能需要采购服务器、存储装置等硬件。
9.旅游业活动策划：需要外包导游服务和交通安排。
10.教育培训项目：需要租用教室，采购培训教材和讲师服务。

3.2.软件开发项目

我们以软件开发醒目为例来展开说明。 在软件开发项目中，采购管理是确保项目按时、高质量地完成的关键步骤之一。项目采购管理涉及规划、执行和控制采购活动，以获取所需的产品、服务或成果。以下是具体步骤和流程，详细描述了如何进行开发工具采购或外包开发工作的采购管理。

3.2.1. 需求识别和分析

首先，识别项目所需的资源和服务。例如，确定是否需要第三方开发工具（如IDE、库、框架）或外包部分开发工作。通常由项目团队通过需求分析和技术评估来决定。

活动：

• 需求分析：列出所需的工具和服务。
• 市场调研：调查市场上可用的工具和供应商。
• 可行性研究：评估不同选项的成本效益。

3.2.2. 制定采购计划

编制详细的采购计划，明确要采购的内容、时间、预算和方法。

活动：

• 编制项目采购管理计划：包括采购的范围、策略、时间表、预算和评估标准。
• 拟定技术规范与要求：清晰定义所需开发工具的功能与性能要求以及外包开发工作所需的成果。

3.2.3. 发布采购请求

向潜在供应商发送采购请求文件，邀请他们提交报价或提案。

活动：

• 准备采购文件：起草RFP（Request For Proposal）或RFQ（Request For Quotation）。
• 发布采购请求：通过公司网站、邮件或招标平台发布RFP/RFQ。

3.2.4. 供应商评估与选择

根据预设的评估标准，对收到的提案和报价进行分析和比较，选择最合适的供应商。

活动：

• 评估标准：建立评分标准，比如价格、技术能力、交付时间、服务质量等。
• 供应商审核：对供应商的资质、背景和过往业绩进行评审。
• 谈判与决策：与潜在供应商进行谈判，最终选择合适的合作伙伴，并记录决策过程。

3.2.5. 合同签订

与选定的供应商签订合同，明确双方的责任、权利和义务。合同类型可能包括固定价格合同、时间与材料合同、成本补偿合同等。

活动：

• 合同起草：包括项目范围、交付时间、质量要求、付款条款等。
• 法律审查：让法律部门或顾问审查合同条款。
• 签订合同：双方正式签字生效。

3.2.6. 采购管理与监督

在项目执行过程中，严格按照合同要求对供应商的工作进行监控和管理，确保按时按质交付。

活动：

• 进度跟踪：定期检查供应商的工作进度。
• 质量控制：核查交付物是否符合要求。
• 变更管理：处理采购过程中可能出现的变更请求。

3.2.7. 验收与支付

根据合同中的验收标准，对供应商交付的产品或服务进行验收，通过后进行付款。

活动：

• 验收测试：实施各种测试以验证工具或交付件是否符合合同要求。
• 反馈与调整：必要时要求供应商进行调整或改进。
• 付款：按照合同条款进行分期或全额付款。

3.2.8. 记录与总结

将采购过程中的文档和关键信息归档，总结经验教训，为未来的采购活动提供参考。

活动：

• 文档管理：保存合同、验收报告和沟通记录等。
• 经验总结：记录采购过程中遇到的问题及解决方案，形成项目经验。

3.3.案例

假设某公司正在开发一款新的移动应用，项目团队发现需要采购图形渲染库（第三方开发工具）和外包一部分用户界面开发工作。 以下是简要的采购管理过程：

1.需求识别和分析：
确定需要图形渲染库以提升应用的视觉效果。
针对用户界面部分，由于内部人员不足，决定外包这部分开发工作。

2.制定采购计划：
标明需要采购的具体工具和外包部分开发工作的大致范围和预算。

3.发布采购请求：
准备并发布关于图形渲染库和UI开发外包的RFP，包括技术规格和预期成果。

4.供应商评估与选择：
收到多家供应商的提案和报价后，经过多轮评估和谈判，最终选定一家价格合理且经验丰富的供应商。

5.合同签订：
与供应商签订正式合同，明确交付物、时间线、质量标准。

6.采购管理与监督：
定期会议和检查确认供应商的工作进展，进行必要的质量控制。

7.验收与支付：
验收图形渲染库和用户界面部分的开发成果，确认符合合同要求后进行付款。

8.记录与总结：
保存所有与采购相关的文件，记录整个过程中的经验教训，为下一次采购活动提供参考。

通过以上步骤和内容，确保软件开发项目中的采购活动能够顺利进行，从而为项目的成功提供保障。

4.总结

项目采购管理在项目执行过程中是至关重要的一环，能够有效确保项目按时、按质、按量完成。通过详细的规划采购管理、有效的实施采购和严格的控制采购，以保证所需资源和服务的获取和使用效益最大化，不仅满足了项目需求，也确保了成本的保持在可控范围内。