如何利用宏和VBA来提高文档编辑排版速度？

一个真实的文档修改需求

为什么我会去研究VBA呢？主要原因是今年在一个项目里写了太多的文档。文档中很多操作其实都是机械的、重复的，但是偏偏又很耗时。举个例子，当时有这么一个修改需求，修改文档中所有“输入输出需求表格中”添加“数据类型”、“数据来源/去向”两列，表格修改示意图如下：

这个修改难度本身不大，熟悉Word的朋友很容易就能完成。但关键是，文档里有上百个这样的表格需要调整，也就是说，下面这样的操作我们要来上百次：

1.鼠标定位到第二列
2.点击鼠标右键，选择“插入”，“在右侧插入列”
3.重复步骤2，再插入一列
4.鼠标定位到第三列第一行，输入“数据类型”
5.鼠标定位到第四列第一行，输入“数据来源/去向”

这真的是一件枯燥、无聊、且浪费生命的事情。作为一个合格的程序员，向这种机械的重复度高的工作，自然是要想办法让他自动化了。

快一点，用宏完成重复工作

Word里提供了“宏”工具来帮助我们自动化完成重复的工作。我们可以把一系列操作录制成宏，然后通过执行宏来简化我们后续相同的操作。可是这个“宏”工具在哪呢？因为Word默认情况下是不显示“宏”工具的，所以我们需要设置一下，具体步骤见下图：

找到了“宏”工具之后，怎么录制宏呢？很简单：

我们只需要：

1. 点击“录制宏”
2. 输入宏名称，点击“确定”，开始进行正常的word操作
3. 点击“停止录制”

需要注意的是，在录制宏的过程中，不能使用鼠标右键，也不能用鼠标进行选中。

好了，现在我们已经录好了一个宏，那怎么使用呢？也很简单：

我们只要：

1. 点击“宏”
2. 选择待执行的宏
3. 点击“运行”

这样就可以自动执行我们刚才录制的步骤了！

再快一点，为宏自定义快捷键

现在我们已经可以通过执行录制好的宏来简化重复性工作了，但是对每一个表格执行一遍宏也挺麻烦的，假设我么已经将上文修改表格的操作录制成了宏，那么要修改一个表格的操作如下：

1. 鼠标定位到表格第一行第二列
2. 点击“开发工具”->“宏”
3. 选择录制好的宏，点击“运行”

对于上百个表格还是要重复操作，好像还是有点麻烦啊？能不能在方便一些呢？

答案当然是可以的！我们可以在录制宏的时候为宏指定快捷键：

万一在录制的时候忘记指定快捷键了，也不用担心，因为我们还可以通过以下方法为宏指定快捷键：

好了，假设我们为刚才录制的宏指定的快捷键是“Ctrl+Alt+Z”，那么现在我们修改一个表格的操作如下：

1. 鼠标定位到表格第一行第二列
2. 点击“Ctrl+Alt+Z”

是不是方便了很多！

再快一点，VBA简单介绍与应用

有了快捷键之后，修改表格的需求很容易就能完成了。但是，对于每一个表格，依然需要我们找到表格，再按一个快捷键的组合。对于上百张表格，还是有很多重复操作！作为一个合格的程序员，这个事不能忍！

于是我们再深入一步，看看宏的本质到底是什么。我们选择“宏”然后点击“编辑”：

“宏”其实就是一段可执行的VBA代码！

VBA，全称Visual Basic for Application，是一种基于Visual Basic的宏语言。它与VB具有相似的语言结构，是VB的一个子集。VBA没有自己独立的工作环境，它必须依附与某个主应用程序，如Word、Excel、Access等。通过使用VBA，用户可以编写自定义的宏，实现自动化操作和任务。

既然是写代码，那就是我们程序员的领域了。VBA代码编写界面如下：

关于VBA语法及相关帮助，可以参见Office官方文档，这里不做介绍。我们根据需求，遍历文中所有表格，然后按要求进行表格变换即可。表格变换代码Demo如下图：

现在，我们只需要运行这段代码，就可以完成全文所有表格的修改了！