间接采购管理：主要挑战与实战策略

间接采购支出会悄然消耗掉企业的现金流，即使是管理完善的公司也难以避免。这是因为间接支出不直接关联特定客户、产品或项目，使采购人员难以跟踪。但正确管理间接支出能为企业带来显著收益——前提是要有合适的工具。本文将分享管理间接支出的关键信息与技巧。

 

什么是间接采购？

 

间接采购指的是采购那些与生产无直接关系、但对业务运营不可或缺的商品和服务。直接支出与制造、客户服务及可计费项目等活动直接关联，而间接支出则用于日常运营。它通常占据企业的重大支出，因此也最难控制。

 

大多数企业将总支出的15%到30%用于常见的间接采购项目，如员工差旅、运营开销、办公用品以及营销和广告。在大型企业中，管理人员往往负责具体类别的支出，以确保获得有竞争力的定价和强有力的合同支持。

 

管理间接支出类别的挑战

 

间接采购的特点使其管理面临诸多挑战，但许多因素仍在企业的控制范围内。以下是提升间接采购成本效益所需克服的常见挑战：

 

1. 缺乏审批流程：

 

一个有效的采购审批流程有助于轻松跟踪间接支出，确保每笔采购符合公司政策，识别支出趋势、价格差异和质量问题。

 

一项调查显示，超过50%的受访者在过去两年经历过欺诈。没有正式审批的流程，难以发现重复采购、合同外支出、有风险的供应商协议和采购欺诈。有效的跨部门审批流程可以帮助财务和管理层减少浪费，确保安全性和合规性。

 

2. 政策不完善：

 

缺乏清晰、标准化的采购政策会使采购决策更具挑战性，并让财务团队难以有效管理支出。当员工了解明确的采购政策并遵循流程时，企业可避免代价高昂的采购错误，主动控制支出。

 

3. 异常支出：

 

异常支出是指未经批准、超出公司既定政策的采购行为。这些支出难以追踪采购来源和成本，有时员工并未意识到他们的采购未经授权，或是试图绕过公司认可的供应商。

 

不合规的支出可能导致成本上升、折扣流失和额外运输费用，且难以在会计核对中发现，浪费了大量时间并降低生产力。

 

4. 供应商关系冗余：

 

当不同部门或地区与类似供应商重复采购相同产品时，会削弱企业的议价能力并影响产品质量。

 

统一采购以减少存货量并限制供应商数量，有助于企业提升谈判力、增加节省机会。这需要将采购整合到一个系统化流程中，通过采购管理系统简化间接支出流程，是有效管理各部门和地区采购的好方法。

 

有效管理间接支出类别的策略

 

1. 建立并传达采购流程

良好的采购管理从规范的流程开始。制定简明的指导文件，明确每笔采购或合同的必要步骤。

 

这份文件应为各部门提供清晰的采购指引和所需的工具，帮助他们做出合理决策并跟踪进度，确保采购顺利完成。

 

2. 集中并分析支出数据

集中管理支出数据可以提高支出透明度，支持更精准的预算和预测，减少采购和支付环节的问题。

 

通过收集所有相关数据，公司可以更容易识别异常支出和潜在风险。集中后的数据还可用于支出分析，帮助识别优化成本的机会，例如减少冗余采购、避免不必要支出、并优化流程以降低浪费。

 

3. 实行批量采购

批量采购通常能显著降低单件商品的成本。例如，医疗机构经常批量购买丁腈手套等常用物品，通过批量折扣节省开支，同时避免因供应短缺和物流延误而增加的额外成本。

 

批量采购不仅确保高质量的物品供应，还避免了应急采购时的时间和成本浪费。

 

4. 采用采购管理软件

随着采购流程日益复杂，使用采购管理软件如 8Manage SRM 这类工具可以简化并自动化整个采购过程，从需求到支付，提高流程效率并支持企业扩展。

 

8Manage SRM提供了一套完整的功能和可视性，帮助企业以高度透明的方式管理每笔采购：

- 采购请求自动通过既定审批流程，利益相关者可完全查看

- 端到端采购与供应商管理，从申请、执行到付款全流程覆盖

- 主动支出分析，自动分类开支数据，实时汇总开支数据

- 通过自助门户、提醒和通知，确保团队与供应商保持一致

- 实行三向匹配，支持多种结算方式，可与会计系统集成

 

8Manage SRM采购管理软件在整个采购过程中实时监控所有活动，包括寻源、供应商管理、采购订单与合同，提供详细的审计追踪，有助于简化采购流程，及时识别异常支出，最终提高采购效益。如果您正寻找一种灵活扩展的解决方案来应对紧迫的间接采购难题，不妨联系我们申请免费试用，深入了解8Manage SRM如何提供帮助。