项目管理商业文件--商业论证与效益管理计划

本文描述从事项目管理和了解项目管理领域所需的基本知识，词汇定义来自于《项目知识管理体系》(PMBOK指南)第六版，仅作个人学习使用，任何对此文章的引用，应当说明源出处，不得用于商业用途。
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1 定义

项目经理需要确保项目管理方法紧扣商业文件的意图。在整个项目生命周期中，这两种文件相互依赖并得到反复制定和维护

1.1 项目商业论证

文档化的经济可行性研究报告,用来对尚缺乏充分定义的所选方案的收益进行有效性论证,是启动后续项目管理活动的依据。

1.2 项目效益管理计划

对创造、提高和保持项目效益的过程进行定义的书面文件。

项目生命周期

  项目发起人通常负责项目商业论证文件的制定和维护。项目经理负责提供建议和见解，使项目商业论证、项目管理计划、项目章程和项目效益管理计划中的成功标准相一致，并与组织的目的和目标保持一致。

  项目经理应适当地为项目裁剪上述项目管理文件。某些组织会维护项目集层面的商业论证和效益管理计划。项目经理应与相应的项目集经理合作，确保项目管理文件与项目集文件保持一致。图 1-8 说明了这些关键项目管理商业文件与需求评估之间的相互关系。

2 项目商业论证

  项目商业论证指文档化的经济可行性研究报告，用来对尚缺乏充分定义的所选方案的收益进行有效性论证，是启动后续项目管理活动的依据。商业论证列出了项目启动的目标和理由。它有助于在项目结束时根据项目目标衡量项目是否成功。商业论证是一种项目商业文件，可在整个项目生命周期中使用。在项目启动之前通过商业论证，可能会做出继续/终止项目的决策。
  需求评估通常是在商业论证之前进行，包括了解业务目的和目标、问题及机会，并提出处理建议。需求评估结果可能会在商业论证文件中进行总结。
  定义业务需要、分析形势、提出建议和定义评估标准的过程，适用于任何组织的项目。商业论证可能包括（但不限于）记录以下内容：

1. 业务需要：

• 确定促进采取行动的动机；
• 情况说明，记录了待处理的业务问题或机会，包括能够为组织创造的价值；
• 确定受影响的相关方；
• 确定范围。

2. 形势分析：

• 确定组织战略、目的和目标；
• 确定问题的根本原因或机会的触发因素；
• 分析项目所需能力与组织现有能力之间的差距；
• 识别已知风险；
• 识别成功的关键因素；
• 确定可能用于评估各种行动的决策准则；
  用于形势分析的准则可分为：
  • 必需。必须践行的准则，可处理问题或机会。
  • 预期。希望践行的准则，可处理问题或机会。
  • 可选。非必要的准则。这一准则的践行情况可能成为区分备选行动方案的因素。
• 确定一套方案，用以处理业务问题或机会。可选方案指组织可能采取的备选行动方案。可选方案也可称为商业场景。
  • 不采取任何行动。亦称为“一切照常”方案。选择这种方案会使项目未被授权。
  • 尽最小的努力处理问题或机会。最小的努力可能指确定一系列对处理问题或机会而言极为关键的既定准则。
  • 以超过最低限度的努力处理问题或机会。这一方案可满足最低限度的准则以及一些或所有其他在案准则。商业论证可能会提供上述多个方案。

3. 推荐：

• 一种给出了针对项目的建议方案的说明书；
• 说明书的内容可能包括（但不限于）：
  • 潜在方案的分析结果；
  • 潜在方案的制约因素、假设、风险和依赖关系；
  • 成功标准。
• 一种实施方法，可能包括（但不限于）：
  • 里程碑；
  • 依赖关系；
  • 角色与职责。

4. 评估：

• 一种描述了衡量项目交付效益的计划的说明书，应包含在初步实施之后，任何持续运营层面的可选方案。

通过将成果与目标和确定的成功标准进行比较，商业论证文件为衡量整个项目生命周期的成功和进展奠定了基础。

3 项目效益管理计划

  项目效益管理计划描述了项目实现效益的方式和时间，以及应制定的效益衡量机制。项目效益指为发起组织和项目预期受益方创造价值的行动、行为、产品、服务或成果的结果。项目生命周期早期应确定目标效益，并据此制定效益管理计划。它描述了效益的关键要素，可能包括（但不限于）记录以下内容：

• 目标效益（例如预计通过项目实施可以创造的有形价值和无形价值；财务价值体现为净现值）；
• 战略一致性（例如项目效益与组织业务战略的一致程度）；
• 实现效益的时限（例如阶段效益、短期效益、长期效益和持续效益）；
• 效益责任人（例如在计划确定的整个时限内负责监督、记录和报告已实现效益的负责人）；
• 测量指标（例如用于显示已实现效益的直接测量值和间接测量值）；
• 假设（例如预计存在或显而易见的因素）；
• 风险（例如实现效益的风险）。

  制定效益管理计划需要使用商业论证和需求评估中的数据和信息，例如，成本效益分析数据。在成本效益分析中已经把成本估算与项目拟实现的效益进行了比较。效益管理计划和项目管理计划描述了项目创造的商业价值如何能够成为组织持续运营的一部分，包括使用的测量指标。测量指标可核实商业价值并确认项目成功与否。

  项目效益管理计划的制定和维护是一项迭代活动。它是商业论证、项目章程和项目管理计划的补充性文件。项目经理与发起人共同确保项目章程、项目管理计划和效益管理计划在整个项目生命周期内始终保持一致。