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企业中的流程组织

在每个实施SAP的企业中,除了传统的IT部门(包括SAP顾问所在的部门),必不可少的是一定形式的流程组织(Process Organization),流程组织的主要作用有

  • 梳理企业内部业务流程,根据企业发展需要变更企业内部流程
  • 确定企业流程规范和部门职责,一般以企业流程库Process House或者更详细一点的标准操作规范SOP(Standard Operation Procedure) 方式呈现
  • 确定流程在SAP中的实施原则和策略,以确保企业流程和SAP流程的一致性

在大型企业特别是跨国企业中,流程组织通常是一个独立的部门,名称有多种多样,比如BPM(Business Process Management), BPIT(Buesiness Process IT)或者是BP(Business Partner)等,因为流程较为复杂而且要考虑全球化的流程,所以组织机构较为庞大。有些中型的企业,也会让业务部门来兼任,最常见的方式是某个领域的全球老大兼任全球流程负责人(Global Process Owner),某个部门经理兼任区域流程负责人(Regional Process Owner or Key Player)等。

中国的大部分企业,除了传统的IT部门,还没有独立的流程部门,但是不代表没有这方面的职责,只不过没有明显的定义哪个部门或者哪个老板来决定内部流程。在实施SAP的时候,总会有人来拍板流程的走向,所以这些职责是客观存在的,只不过没有清晰的定义出来。

那么为什么要有流程组织呢?很明显的原因是要有人来制定流程标准,决定流程的走向,这些都会影响SAP的实施,作为SAP顾问最怕没有人做决定或者所有人都想做决定,如果从制度上和职责上规定了谁来做决定,那么SAP实施的难度会大大降低。

那么流程组织中有哪些角色,这些角色分别承担什么样的职责呢?我们来看下图。

角色

职责

全球流程负责人

Global Process Owner

  • 负责在全球职责内的端到端流程的标准化和一致化
  • 确保端到端流程与企业战略一致

区域流程负责人

Regional Process Owner or Key Player

  • 负责在区域职责内的端到端流程
  • 确保新流程或者修改的流程的实施

流程专家

Process Expert

Or Process Manager or Business Partner

  • 负责新流程和流程变更的具体需求
  • 负责流程实施后的获利分析
  • 负责流程的技术测试
  • 负责流程培训

根据过去多年的经验,越来越多的公司包括咨询公司意识到,要确保流程和SAP系统在企业内部顺利实施和执行,需要打破流程界限,传统的流程是以部门来组织的,但是往往一个部门的流程只是一个完整流程的一部分,所以在制定流程标准和实施SAP的时候,会有很多流程壁垒,导致流程执行效率低。一个典型的例子是采购订单收货、发票校验,由于分别采购订单、收货、发票校验分别属于采购、仓库和财务部门,导致流程中会出现很多不必要的关卡,实际上只要这3个环节中的主要信息匹配就可以直接进入下一个环节,并不需要过多的额外信息。

所以现在越来越多的公司包括SAP都提出了端到端(End-to-End)流程的概念,目的就是打破流程壁垒,确保流程的顺利实施和执行。下面我们来看下在典型的制造企业中的端到端流程有哪些。

端到端流程

定义

涉及部门

P2S从计划到运输

Plan to Ship

从最初的需求规划到向客户发货

生产、销售/销售计划和调度、供应链、物流和质量

D2D设计到部署

Design to Deploy

从产品研发、设计到生产

技术开发(研发)、项目规划、生产、质量

S2P从货源到付款

Source to Pay

Or Procure to Pay

从采购战略到供应商发票付款的采购流程

采购、财务和控制

C2C合同到现金

Contract to Cash

从销售策略到收款的销售流程

销售、财务、控制、供应链、质量

R2R记录到报告

Record to Report

从预算/规划到会计和报告的财务流程和现金管理

财务,控制

H2R从聘用到退休

Hire to Retire

从招聘到离职的人事流程

人事、财务     

有了这个端到端流程范围后,就可以分配各类角色给不同的流程,在分配的时候需要考虑每个端到端流程的特殊性,比如在端到端流程 P2S中,按工厂划分是合理的。在财务和人力资源流程以及销售流程中,按地区划分是合理的。D2D流程不需要拆分,因为它们由总部集中管理。还有比如在总部往往全球流程负责人也是区域流程负责人。

完善了流程组织,还需要把流程组织和IT组织(比如SAP顾问团队)结合起来,并且对应到负责的IT系统。比如

流程组织

IT组织

IT系统

P2S: 从计划到运输

Logistics & Production

ERP, MES

S2P: 从货源到付款

R2R: 记录到报告

H2R: 从聘用到退休

Share Services

(FI,CO,HR, Purchasing)

ERP, HR systems

D2D: 设计到部署

Engineering

CAD, PLM

C2C: 合同到现金

Sales

CRM, ERP

基于这个组织架构,在任何流程需要变更的时候,流程组织中的流程专家负责提出需求,流程负责人负责审批通过流程变更,IT组织中的SAP顾问负责实施,最后由流程专家进行测试确认。这样的运作模式才能保证企业流程的一致性和统一性,随着企业的发展,流程也会不断优化和改善,所以有了流程组织才能更好的执行企业的战略,更好的服务于企业的发展。

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