Excel设置生日自动智能提醒，公式可直接套用！

大家好，我是小鱼。

       今天跟大家分享一个WPS表格中根据出生日期，设置生日提醒，并且根据距离生日天数自动标记数据颜色。简单又实用，一个公式轻松搞定！

接下来我们先学习一下需要使用到的函数，然后再根据实例让大家彻底掌握必备的生日自动提醒技能。

函数简介：

1、TEXT函数

功能：TEXT函数是一个非常强大的转换函数，也是我们日常工作中经常会使用到的。它的结构也比较简单，只需要两个参数。

语法：=TEXT(值,数值格式）

第一参数值：为数值、计算结果为数字值的公式，或对包含数字值的单元格的引用。

第二参数数值格式：为“单元格格式”对话框中“数字”选项卡上“分类”框中的文本形式的数字格式。

2、DATEDIF函数

功能：DATEDIF函数，主要用于计算两个日期之间的天数、月数或年数。其返回的值是两个日期之间的年\月\日间隔数。

语法：=DATEDIF(开始日期,终止日期，比较单位)

第一参数开始日期：为一个日期，它代表时间段内的第一个日期或起始日期；

第二参数终止日期：为一个日期，它代表时间段内的最后一个日期或结束日期；

第三参数比较单位：为所需信息的返回类型。

3、TODAY函数

功能：获取电脑系统今天的日期

语法：=TODAY()

这个函数没有参数，直接使用即可

4、DATE函数

作用：构建一个指定的日期，经常用于构建一串日期的开始，达到动态构建一段时间的效果

语法：=DATE（年份，月份，日）

5、YEAR、MONTH、DAY函数

功能：获取指定日期的年份、月份、日

语法：

=YEAR（日期），获取指定日期的年份，比如YEAR（2023-12-4），即可得到“2023”，MONTH函数和DAY函数同理，分别得到的是“12”、“4”。

Excel中设置生日自动提醒详细步骤：

如下图所示，我们根据员工出生日期，分别获取距离生日剩余天数，生日提醒备注，以及自动根据距离生日7天、30天自动标注不同的颜色。

一、计算距离生日剩余天数

在目标单元格中输入公式：

=DATEDIF(TODAY(),DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(C2),DAY(C2)),"YD")

解析：

①第一个参数通过TODAY()函数当前的日期，然后用DATE函数把出生日期转换为今年的生日为第二参数。

②第三参数按年"YD"，就是忽略年，返回整天数。比如说第一个员工“王晓”出生日期是“1995-12-13”，今年的生日就是“2023-12-13”今天日期是“2023-12-4”，那就是12-13减去12-4，返回天数是9天。当返回负数时就是今年的生日已过。

二、制作生日提醒文字备注

在目标单元格中输入公式：

=TEXT(DATEDIF(TODAY(),DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(C2),DAY(C2)),"YD"),"还有0天生日;生日已过;今天生日")

解析：

TEXT函数可以格式化数字。公式中第一参数是获取距离生日天数；第二个参数分为四段，依次为天数>0显示“还有多少天生日”，<0显示“生日已过”，=0显示“今天生日”，如果天数不是数值的话，显示本身。

三、通过条件格式，自动标注颜色提醒

我们根据距离生日天数，分别标注距离7天和距离30天的颜色，需要使用条件格式

1、设置距离7天自动提醒

①首先选中除标题行以外的其它数据区域，然后点击【开始】菜单栏下的【条件格式】工具栏中的“新建规则选项“，如下图

②在弹出的“新建格式规则对话框” ，在规则类型下拉菜单中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”。输入公式：

=AND($E2>0,$E2<=$H$2)

点击下面的“格式”选择红色，点击确定，这样到期的合同就会自动填充成红色了。

2、设置距离30天自动提醒

①同样首先选中除标题行以外的其它数据区域，然后点击【开始】菜单栏下的【条件格式】工具栏中的“新建规则选项“

②在弹出的“新建格式规则对话框” ，在规则类型下拉菜单中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”。输入公式：

=AND($E2>0,$E2<=$H$3)

点击下面的“格式”选择制定颜色，点击确定，这样到期的合同就会自动填充成颜色了。

当我们设置了距离30天自动提醒后，我们发现距离7天自动提醒失效了，这是为什么呢？

其实原因很简单，因为我们设置了两个条件格式，默认会先运行最上面的条件格式，满足条件就不往下运行了。所以我们需要设置一下条件格式先后顺序，把7天自动提醒条件格式放到最上面。

方法：选中数据区域→点击【开始】-【条件格式】-【管理规则】→把7天自动提醒条件格式移动到最上面，最后点击【确定】即可

希望这篇文章能对你有所帮助。点赞收藏不迷路呦！