结构化思维：高效能项目经理人的底层能力

大家好，我是老原。

我们经常会说「高效能」，那怎么成为高效能人士？其实除了拼体力和心力以外，高效能更重要的是脑力，这里的脑力不是指智力，而是结构化思维。

随着你在职场中不断成长和进阶，级别会越来越高，每天需要判断的事情越多，你需要有个快速判断的能力。

这时候，我特别想训练大家的就是结构化思维。

我和很多企业合作，为他们提供项目管理咨询服务，也对他们的高管和员工都有进行过培训。

比如，我们要训练一个高管，整个企业经营的模块都要给他训练，顶层设计、人才盘点、组织变革、产品单点爆破、社群运营、拓展新业务，所有的东西都可以结构化。

无论你是哪个行业，都可以也必须要进行结构化训练。

你可以用结构化分解任务、用结构化学习记忆、用结构化表达……

对于每一个职场人而言，最重要的能力就是解决问题的能力，而结构化思维可以帮你变成擅长解决问题的那个人。

那么什么是结构化思维？有什么好用的思维工具可以套用？

一、什么是结构化思维？

在开始之前，我希望请你先回忆一下，你是否曾经、或现在遇到这样的困扰：

1、你的团队成员不知道项目包括什么具体的工作，你该怎么办？2、经常在Deadline的时候加班工作，效果不好还要挨批！3、最怕开会、写报告、写总结，反复修改永远达不到展示效果4、别人总能一针见血，你总是讲了老半天还是被质问：你到底想表达什么？5、你带团队时，大家总是不知道自己的职责，你该怎么办？

如果是，那你可以放心了，这不是你的智商问题，也不是能力问题，更不是知识储备或经验不足。

因为你一定是这样的：这些问题你心里知道怎么解决，但做出来就不是这样；其实汇报的时候你心里准备了很多发言，就是表达不出来。

根本原因只有一个：你把复杂的问题复杂化了。

而结构化思维，就是帮助你把问题进行拆解简化的一种思维方式。

比尔盖茨强调“困难拆分”达·芬奇也留下过“简单就是极致的复杂”这句名言，相信你一定听过。

所以，无论多困难、多复杂的工作，本质上都是基本工作的叠加。

“一秒钟看透本质的人，和用一辈子看透本质的人，注定不一样“。

结构化思维的定义：以事物的结构为思考对象，来引导思维、表达和解决问题的一种思考方法。很抽象对吧？

当你在反思自己为什么总要加班，总会拖延，写不出好方案，做不了完美的汇报等等这些糟糕的情况时，其实应该回过头想想，本质的问题是什么？

我们需要反思，在整体环节中，哪个节点出了问题，是信息的吸收、处理和加工不合理，让我们大脑混乱和复杂？

一旦你混乱复杂了，大脑就不愿意处理，你也会选择拖延和逃避。因为大脑喜欢有规律的信息，不要一口气全塞给它。

而这也是结构化思维的意义。

“结构化思维”的优点就在于，它能够帮助我们形成快速有效处理信息的思维方式，简化思考的过程，从而提升呈现结果的能力。

那怎么去训练我们的结构化思维呢？有什么工具方法可以用？

二、结构化思维工具

在开始分享工具之前，先给大家分享一本书。

我在项目管理领域钻研的时间比较久，《PMBOK》是我入行时读的，它把整个管理体系和解决方法系统化的整理成了非常完整的知识体系。

直到我现在快10年了，依然觉得它是top1。

为什么呢？因为接下来我要分享的工具，在这本书中都会提及，还会详细的告诉你该如何使用，应该达到什么效果。

而这些工具在日常工作，任何行业领域都可以通用，有一部分你们平时也都接触过。

至于PDCA啥的我就不多说了，你们应该见的可多了……

今天讲点别的：

01 WBS（Work Breakdown Structure，即工作分解结构）

WBS的定义 是以可交付成果为导向对项目要素进行的分组，它归纳和定义了项目的整个工作范围每下降一层代表对项目工作的更详细定义。

说人话就是，以交付为目标，对这个目标进行层层拆解，越详细越好，拆解到无法继续拆解为止。让你可以对最小的这个单元进行管理。

这个方法的使用原则是：

02 思维导图

思维导图不用我多说了吧，最最常用的结构化思维工具。

比如我每次在写文章时，都会先在思维导图上列出我的框架，再不断填充素材，完善内容。

但很多人在使用这个工具时会有一个误区：追求画的好。

但思维导图的本质是帮助我们梳理信息，拆解内容，重要的是“用的好”。

思维导图作为一种思维形成工具，就像夹饭菜的筷子一样，最先讲究的是它的实用性，其次是它的美观性。

03 因果图（鱼骨图）

这是一种帮助你透过现象看本质的分析方法，也是一种发现问题“根本原因”的方法。

越早发现问题的本质，也就越早找到解决问题的方法。

这是一个非定量的工具，目的帮助你追溯根源。因其形状如鱼骨，所以叫鱼骨图。

用法非常简单，现在网络上也有很多可以拿来就用的工具，我就简单分享3种类型：

A、整理问题型鱼骨图（各要素与特性值间不存在原因关系，而是结构构成关系）B、原因型鱼骨图（鱼头在右，特性值通常以“为什么”来写）C、对策型鱼骨图（鱼头在左，特性值通常以“如何解决”来写）

你们可以根据实际需要来选择使用。

04 资源分解结构（RBS）

资源分解结构（RBS）的定义：它主要帮你对现有的资源进行一个划分和分解。

比如时间、人员、资金、相关方等等都可以属于资源。

比如在项目开始时，从公司调集资源，或采购资源的时候，要进行统一的安排。要多少台电脑，多少名设计师、多少名工程师，多少部手机，多少个工牌等等……

这就是基于「资源」视角，你可以整理出资源表：

05 决策树分析

决策树分析是对所考虑的决策以及采用这种或者那种现有方案可能产生的后果进行描述的一种图解方法。

主要是综合每种可用选项的概率和费用，以及在每条时间逻辑路径上的收益。

当收益和决策都进行量化以后，可以得出每个方案的预期货币价值（EMV），再根据这个值进行比较选择。

学会了决策树分析，再也不用担心你的“选择困难症”了！

以上的5个结构化思维工具都是「一维」单向的，接下来还有3个「二维」工具：

06 优先矩阵

先从大家比较熟悉也比较简单的开始。优先矩阵，和我们常见到的时间管理「四象限」矩阵很相似。

就是把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行划分，分成 ABCD四类，形成优先矩阵。

你是不是经常发现早上写的计划，到了晚上啥也没干，明明一整天都在忙，到头来却不知道自己在忙什么？

这就是因为你没有不会划分优先级，觉得每件事都很重要。我们不可避免的会被打断，我们能做的是安排好他们。

而优先矩阵就是帮你找到优先解决的问题/优先采取的措施的方法。

07 SWOT分析

SOWT分析我记得大学我们就应该学过了，写论文的时候特别爱用。别告诉我你们没见过。

它的概念是啥？

SWOT分析法（态势分析法）：将与研究对象密切相关的各种主要内部优势、劣势和外部的机会和威胁等，通过调查列举出来，并依照矩阵形式排列；然后用系统分析的思想，把各种因素相互匹配起来加以分析，从中得出一系列相应的结论，而结论通常带有一定的决策性。

这也是一种帮助决策的工具方法，可以让你对问题本身所处的情景可以有一个全面的、系统的、准确的认识和把握，从而制定出科学的战略决策。

在一些项目计划书中经常会见到。

08 权力/利益方格

我很喜欢这个方格子。

对于项目经理而言，相关方管理是最让人头疼也是占比最大的工作，你要怎么去处理各个相关方之间的关系就很重要了，这个工具可以帮你快速找出应对方法。

除了项目经理，其实大家都要和很多相关方，比如同事、领导、客户等等打交道，如果他们同时找你做事，你先处理哪一件？

这时候，「权力、利益方格」就对你很有帮助了。

按照这个方格，你可以清楚的知道：什么人要重点管理？什么人需要做到让他满意？什么人只需要监督就好？什么人需要实时汇报进度？是不是一张表就搞定，一目了然！

其实在《PMBOK》中提到的结构化思维工具不止这些，有需要的小伙伴可以自己找来阅读，也可以在私信老原微信领取电子书。

三、写在最后

还有一本书，就叫《结构化思维》。

作者在书中写道：“如果思维方式成熟，我们就必然会成为睿智、思考全面、轻松做正确选择的人。如果思维方式杂乱无章，没有形成结构，我们看待事物就必然会片面、局限、逻辑混乱，从而在失败里循环。”

掌握结构化思维，不仅仅是为了帮助我们更好的表现和表达，更重要的是，它可以帮助我们分析问题、解决问题。

而找到使用的方法工具也十分重要，可以让你在训练自己的结构化思维时，有所依据。

当我们遇到复杂的问题时，学会分析问题，找准本质，把无关信息删除，化繁为简，相信你的生活和工作都将更加高效、高质。

工具和思维都分享给大家了，接下来要做的就是刻意练习。

全文完，我是老原，希望这篇文章对你有所启发。

————

我是老原，欢迎关注我的公众号【项目经理老原】，每天都会有项目管理案例干货分享。