如何做好采购计划和库存管理?
“销售计划不专业且不稳定”“准确性低”
“目前只按照过往销量和采购周期做安全库存,但欠货和滞销依然严重”
题主的问题其实蛮有代表性的,
也是传统采购和库存管理常常面临的问题:
① 前后方协作困难
采购/销售/财务工作相互独立,工作入口不一、流程标准多样,导致业务流转混乱,各部门间人员协作困难。
② 销售业务效率低
多店铺/多仓库管理,容易造成库存不清、价格不明,拖慢销售处理效率。
③ 财务对账易“疏漏”
进货/销售流程与财务流程容易脱节,造成错账、漏账,使得财务数据混乱。
④ 管理决策不清晰
业务数据处理分析任务重,决策管理往往缺乏精细化的数据支撑,经营者也很难实时掌握业务状况。
问题很好概括,如何去解决?
不仅是采购和销售,下图为整个进销存数字化管理思路

(1)采购管理—— 流程统一管理,操作便捷简单
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- 采购订单:采购下单审批→由上级审批通过
- 采购入库:货品到货→发起采购入库申请→仓管人员查货入库
- 采购退货:有碰撞导致产品瑕疵,可发起退货申请,走审批流程
- 统计分析:对供应商的订货情况分析、入库与退货明细做汇总

参考简道云SRM,将全公司的采购需求申请搬到这个系统来管理,通过线上流程化采购申请/审批,避免口头提需求或纸笔审批,既方便采购员集中采购,也能随时查询历史采购记录。

(2)销售管理 —— 流程清清楚楚,细节一目了然
- 报价:统一标准、在线查询,快速给客户提供各类产品报价
- 合同:销售和客户签署合同后,在线上传合同并归档
- 发货:根据合同申请发货→仓管人员收到待办→备货并发出
- 退货:产品有瑕疵,客户对接人可在线发起退货审批流程
- 分析:各个客户签署的合同内容、发货情况、退货明细清清楚楚

举个例子:当公司需要采购时,系统可以实现自动将订单发送给对应的供应商,或者采购员批量群发报价通知给勾选的供应商。供应商可以在微信接收到报价提醒然后输入商品价格快捷报价,采购员通过查看自动汇总好的报价单就能确定合作供应商。

(3)库存管理 —— 全局自动化管控货品出入
- 出入库:除发货退货外,物品的出库、入库,在线填报物品明细,免修改自动计入/减去库存
- 库存调拨:库存发生调拨情况,由A仓调至B仓,系统会在后台自动生成数据,进行库存转移
- 库存盘点:进行库存盘点,后台系统自动更正库存数量
- 虚拟库存:1.已有销售订单还未发货,待发货数统计 2.已有采购订单但还未入库,待入库数量统计

订单流程化运转,实时跟踪将“供应商下单——签订合同——供应商发货——到货质检——入库——双方对账——付款开票”等多个环节串联起来:
采购员在线下单后自动生成电子版合同,双方在线实时完成订单确认

供应商一键发货,自动打印出发货单,采购员也能实时接收到发货提醒,采购方将到货、质检、入库情况公开给相应供应商,方便在线对账

以上。
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