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档案管理数字化,成功的领导者,往往只问这3个问题

  随着数字经济时代的到来,信息技术的更迭演进,逐渐改变了企业的办公业务流程,传统的办公业务模式已不能满足当前的企业业务需求。数字化转型成为当下企业的必选项。随着公司部门架构的日益复杂,流程繁多,产生海量的企业文档。

目前很多企业的数字化转型,通过上线业务系统,对企业业务流程进行管理,但对企业日常业务产生的文件缺乏管理。随之也产生四个问题:

  1. 企业文档管理缺乏合规性。纸质文档可以通过传统方式进行管理,但对于电子文档的管理,往往还缺乏相应的方法和工具。也就造成电子文档散落在各系统或者相关人员的电脑中,缺乏集中化管理。文档管理不满足企业上市要求或者国家行业的政策法规。

  2. 文档管理面临工作量大、档案人员人手不足的问题。海量的电子文档归档,目前仍采用打印成纸质进行归档。这种方式不仅增加企业业务人员的工作负担,也会增加文档物理储存空间成本。

  3. 企业文档利用难。纸质文档储存在档案室,由于档案数量大,无法快速、精准找到档案。对于电子档案来说,由于缺乏及时、集中化管理,档案借阅往往需要通过个人或者部门完成,造成企业档案利用难。

  4. 企业文档缺乏安全性。由于档案缺乏统一、集中化管理,存在档案泄露的风险,一旦泄露,则企业的知识产权得不到保护。

作为企业数字化的领导者,在选择什么样的档案数字化工具时?你可以问自己和团队以下3个问题?

档案管理是否合规、安全?

目前国家对企业档案管理有出台相应的法规,档案数字化建设需要遵从相应的规范和要求。比如电子档案系统需要满足四性检测:真实性、完整性、可用性和安全性。

电子档案系统需要能够将企业日常经营业务产生的文件、审批流集中管理,通过权限配置达到满足不同角色的用户利用文档,提高文档管理的合规性、安全性。

档案管理是否适配?

电子档案系统需要契合企业实际业务情况,满足企业各层员工和领导的文档管理需求。深入了解企业各部门档案管理的现状,包括各部门档案的管理流程、各部门档案分类和利用方式,文档产生的异构系统情况等。只有满足了各个层级客户需求的产品,才是一个好产品。

同时还需要将检索索引的分类逻辑与企业日常业务相配合,档案才能真正有效的被利用起来。如果只是储存档案,简单分类,简单添加标签,这样的方式将会造成档案集中储存,但业务人员无法通过检索准确找到文件,这样的档案管理数字化也就失去了建立的意义。

档案管理是否可扩展?

企业是不断向前发展的,档案管理不仅需要解决当下的场景痛点,还需要满足企业持续发展的档案管理需求。随着数字化转型的深入,企业全业务领域的数字化覆盖,各业务系统的完善以及数据互通,都对档案管理提出新需求。

一个好的电子档案系统是陪伴企业全生命周期的成长。

如对档案管理数字化有疑问的,欢迎交流,有问必答

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