档案管理数字化，成功的领导者，往往只问这3个问题

  随着数字经济时代的到来，信息技术的更迭演进，逐渐改变了企业的办公业务流程，传统的办公业务模式已不能满足当前的企业业务需求。数字化转型成为当下企业的必选项。随着公司部门架构的日益复杂，流程繁多，产生海量的企业文档。

目前很多企业的数字化转型，通过上线业务系统，对企业业务流程进行管理，但对企业日常业务产生的文件缺乏管理。随之也产生四个问题：

1. 企业文档管理缺乏合规性。纸质文档可以通过传统方式进行管理，但对于电子文档的管理，往往还缺乏相应的方法和工具。也就造成电子文档散落在各系统或者相关人员的电脑中，缺乏集中化管理。文档管理不满足企业上市要求或者国家行业的政策法规。

2. 文档管理面临工作量大、档案人员人手不足的问题。海量的电子文档归档，目前仍采用打印成纸质进行归档。这种方式不仅增加企业业务人员的工作负担，也会增加文档物理储存空间成本。

3. 企业文档利用难。纸质文档储存在档案室，由于档案数量大，无法快速、精准找到档案。对于电子档案来说，由于缺乏及时、集中化管理，档案借阅往往需要通过个人或者部门完成，造成企业档案利用难。

4. 企业文档缺乏安全性。由于档案缺乏统一、集中化管理，存在档案泄露的风险，一旦泄露，则企业的知识产权得不到保护。

作为企业数字化的领导者，在选择什么样的档案数字化工具时？你可以问自己和团队以下3个问题？

档案管理是否合规、安全？

目前国家对企业档案管理有出台相应的法规，档案数字化建设需要遵从相应的规范和要求。比如电子档案系统需要满足四性检测：真实性、完整性、可用性和安全性。

电子档案系统需要能够将企业日常经营业务产生的文件、审批流集中管理，通过权限配置达到满足不同角色的用户利用文档，提高文档管理的合规性、安全性。

档案管理是否适配？

电子档案系统需要契合企业实际业务情况，满足企业各层员工和领导的文档管理需求。深入了解企业各部门档案管理的现状，包括各部门档案的管理流程、各部门档案分类和利用方式，文档产生的异构系统情况等。只有满足了各个层级客户需求的产品，才是一个好产品。

同时还需要将检索索引的分类逻辑与企业日常业务相配合，档案才能真正有效的被利用起来。如果只是储存档案，简单分类，简单添加标签，这样的方式将会造成档案集中储存，但业务人员无法通过检索准确找到文件，这样的档案管理数字化也就失去了建立的意义。

档案管理是否可扩展？

企业是不断向前发展的，档案管理不仅需要解决当下的场景痛点，还需要满足企业持续发展的档案管理需求。随着数字化转型的深入，企业全业务领域的数字化覆盖，各业务系统的完善以及数据互通，都对档案管理提出新需求。

一个好的电子档案系统是陪伴企业全生命周期的成长。

如对档案管理数字化有疑问的，欢迎交流，有问必答